Jak automatyzujemy współpracę z Partnerami dzięki systemowi PRM?

W Top Online – czyli najbardziej zautomatyzowanej agencji w Polsce – manualna obsługa współprac z Partnerami nie wchodzi w grę. To chyba całkiem jasne :D. Partnerstwa są dla nas strategicznym kanałem rozwoju, więc nie możemy pozwolić sobie na ręczne kopiuj-wklej i ryzyko pomyłek. Dlatego na co dzień stosujemy system PRM, który gwarantuje realną oszczędność czasu, sprawniejszą wymianę danych i większą efektywność. Zobacz, dlaczego się na niego zdecydowaliśmy.

Spis treści:

1. CRM dla sprzedaży, PRM dla Partnerów – jak to rozdzielamy?
2. Partnerstwa prowadzone manualnie obciążają połowę firmy – dlaczego?
3. Czym kierowaliśmy się przy wyborze systemu PRM?
4. Konfiguracja, wdrożenie i użytkowanie PRM-a w pigułce
5. Podsumowanie w punktach

CRM dla sprzedaży, PRM dla Partnerów – jak to rozdzielamy?

Sprzedaż od samego początku prowadzimy w oparciu o CRM. To narzędzie, które pozwala nam zorganizować codzienną pracę działu handlowego i zapewnia łatwy dostęp do kluczowych danych.

Używając CRM-a, mamy pod ręką bieżącą analitykę, możemy monitorować realizację KPI i pilnować, by każdy etap procesu sprzedaży był powtarzalny i przewidywalny.

Innymi słowy – CRM to dla nas mocny fundament, na którym opiera się cała sprzedaż.

Jednak w pewnym momencie sama sprzedaż to za mało. Gdy zaczęliśmy rozbudowywać program partnerski, potrzebowaliśmy dodatkowego narzędzia – takiego, które pomoże nam uniknąć chaosu i pozwoli partnerom sprawnie rozpoczynać (a potem kontynuować) współpracę z Top Online.

I tutaj wchodzi PRM, który daje im od razu dostęp do wszystkich potrzebnych danych: informacji o YOSA, naszej ofercie pozycjonowania, case studies czy wgląd do materiałów marketingowych. W skrócie, otrzymują oni dobrze zorganizowane i przejrzyste środowisko onboardingowe.

PRM to skrót od Partner Relationship Management. Jest to system stworzony specjalnie do zarządzania relacjami partnerskimi. W przeciwieństwie do CRM-a, który skupia się na leadach i klientach, PRM odpowiada za całość współpracy z Partnerami: od onboardingu, przez dostęp do materiałów i statusów poleceń, kończąc na daniu głównym – rozliczeniach i prowizjach.

Dzięki niemu przestaliśmy bawić się w głuchy telefon. Partnerzy widzą w systemie statusy rozmów z poleconymi klientami i dokładnie wiedzą, jaka prowizja czeka na wypłatę.

My z kolei mamy pewność, że nic się nie zgubi, nie rozmyje i nie zostanie zapomniane.

Partnerstwa prowadzone manualnie obciążają połowę firmy – dlaczego?

Partnerstwa nie są wcale tak proste do ogarnięcia, szczególnie jeśli jest ich więcej niż kilka.

Przede wszystkim wymagają stałego przepływu danych między kilkoma różnymi działami. Sprzedaż, marketing, księgowość i administracja – każdy z tych zespołów potrzebuje dostępu do innych informacji, ale wszystkie one muszą ze sobą dobrze współgrać.

Gdy próbowaliśmy prowadzić bazę w Excelu czy w Notion, kończyło się to dodatkową pracą. Dane trzeba było ręcznie agregować, sprawdzać, a ryzyko pomyłki czaiło się na każdym kroku. Zwłaszcza przy rozliczeniach, gdzie jeden „czeski błąd” potrafi wywołać niemały problem.

Wdrożenie PRM-a rozwiązuje te kwestie. Jeśli podpisujemy z klientem umowę na 2000 zł, to informacja o prowizji automatycznie pojawia się w dwóch miejscach: u partnera jako „do wypłacenia” i u nas jako „do rozliczenia z Partnerem”.

Nie trzeba nic przepisywać, nie trzeba pilnować dat w pliku – system robi to za nas.

Czym kierowaliśmy się przy wyborze systemu PRM?

Znalezienie CRM-u to prosta sprawa – te narzędzia są dostępne na każdym kroku. Z PRM-ami sytuacja wygląda zupełnie inaczej. W Polsce tak naprawdę jest tylko jedno rozwiązanie, które faktycznie można nazwać systemem PRM, a i poza naszym krajem nie ma ich zbyt wiele.

Na dodatek pod hasłem „PRM” kryje się mnóstwo różnych narzędzi: od prostych paneli afiliacyjnych, przez systemy co-marketingowe, aż po pełne ekosystemy do zarządzania całymi programami partnerskimi.

Podczas researchu zagranicznych opcji (tak, mieliśmy robocze zestawienie w Excelu – ironia losu) szybko zauważyliśmy, że większość z nich nie jest dla nas.

Dlaczego? Bo nasze potrzeby są specyficzne. Jako agencja SEO z sektora małych i średnich firm nie potrzebujemy wielopiętrowych, kosztownych rozwiązań projektowanych pod globalne korporacje.

Umówmy się – SME to nie jest też docelowy klient dla większości zagranicznych dostawców systemów PRM.

Szukaliśmy czegoś prostszego, elastycznego, ale jednocześnie kompletnego. Szukaliśmy i… znaleźliśmy.

Zdecydowaliśmy się na narzędzie Partner.io, a przekonały nas przede wszystkim trzy rzeczy:

1. Automatyczne wyliczanie cyklicznych prowizji.
2. Możliwość obsługi zarówno co-marketingu, jak i części afiliacyjnej.
3. Sensowna cena – nie za darmo, ale też nie na kosmicznym korporacyjnym poziomie.

Konfiguracja, wdrożenie i użytkowanie PRM-a w pigułce

Wdrożenie zaczęliśmy od podstawowej konfiguracji: ustawiliśmy tierowanie, formularze, dostępy i prowizje.

Potem przyszła kolej na rozmowy z naszymi obecnymi partnerami. Oczywiście aprobaty z ich strony nie było – w końcu łatwiej dać klientowi naszego maila, a potem przypomnieć sobie po 3 miesiącach i dopytywać, czy może nie ma jakiejś prowizji do wypłacenia.

Na szczęście pomimo początkowych trudności zmierzamy w dobrym kierunku.

Równolegle uporządkowaliśmy procesy onboardingu. Teraz od pierwszej rozmowy jasno mówimy, że współpracujemy w oparciu o PRM, a po podpisaniu umowy partner od razu trafia do systemu i ma dostęp do całego pakietu informacji.

Kolejny etap jeszcze przed nami – integracja PRM-a z pozostałymi systemami, których używamy na co dzień. Chcemy połączyć go z CRM-em, systemem do fakturowania i innymi narzędziami, żeby jeszcze bardziej ograniczyć ręczne działania i usprawnić współpracę między działami.

Podsumowanie w punktach

1. CRM wspiera nas w sprzedaży i kontroli procesów handlowych, a PRM porządkuje całość współpracy z partnerami – od onboardingu po rozliczenia.
2. Ręczne prowadzenie partnerstw w Excelu czy Notion generowało chaos, obciążało zespół i niosło ze sobą ryzyko błędów, dlatego automatyzacja to był dla nas must-have.
3. Po analizie rynku i testach zagranicznych narzędzi wybraliśmy Partner.io, bo najlepiej odpowiadał naszym realnym potrzebom.
4. Stopniowo konfigurujemy PRM, wprowadzamy do niego partnerów i planujemy kolejne integracje, by maksymalnie ograniczyć ręczną pracę i usprawnić procesy.