Jak zrobiłem darmowy helpdesk dla YOSA.AI w 2 godziny (Notion + Tally)

Jestem product managerem YOSA.AI - naszego agenta AI do SEO, a przy okazji R&D specjalistą w Top Online. Ostatnio stanąłem przed problemem, który pewnie znacie - wersja beta produktu generuje sporo feedbacku od użytkowników, a zgłoszenia przylatują z każdej możliwej strony. Jak się w tym nie pogubić? Z pomocą przyszła prosta automatyzacja z darmowymi narzędziami.

1. Intro - kontekst problemu
2. Dlaczego Notion + Tally?
3. Jak to zrobiłem - krok po kroku
4. Nasz workflow obsługi zgłoszeń
5. Efekty
6. Co dalej?
7. Praktyczne wskazówki do wdrożenia
8. Podsumowanie w punktach

Intro - kontekst problemu

Feedback użytkowników jest bezcenny, ale jeśli jest go sporo, to bardzo szybko okazuje się, że więcej czasu niż na jego analizę poświęcamy na samo zbieranie i porządkowanie uwag.

Mail tu, LinkedIn tam - nie tylko mój, ale też Marcina i Dawida. Do tego jeszcze kanały YOSA na Facebooku. Od momentu w którym uruchomiliśmy YOSĘ średnio spędzałem ze 2-3 godziny w tygodniu na samym ręcznym przekazywaniu tych zgłoszeń do programistów.

Niby nie dużo, ale oczywiście nie było to na raz, tylko po kilka(naście) razy w ciągu dnia po parę minut.

CTRL+C, CTRL+V, CTRL+C, CTRL+V, "hej, sprawdź to", "ej, user zgłasza że...", tu mail, tu wiadomość na firmowym czacie, tu powiadomienie z LinkedIn’a… Masakra, co chwilę coś mnie rozpraszało.

Wiedziałem, że muszę to zautomatyzować, ale nie chciałem wydawać kasy i marnować czasu na wdrożenie kolejnego narzędzia.

Dlaczego Notion + Tally?

Rozwiązanie przyszło szybko - Notion już używamy jako firmowy workspace, więc czemu nie wykorzystać go jako bazy dla helpdesku? Brakowało tylko sposobu na zbieranie zgłoszeń.

Po krótkim researchu trafiłem na Tally - prosty builder formularzy z darmowym planem bez limitu odpowiedzi w formularzu i, co najważniejsze, z natywną integracją z Notion.

Zero kosztów, zero komplikacji. Brzmiało za dobrze, żeby było prawdziwe. Ale okazało się, że faktycznie jest tak proste.

Jak to zrobiłem - krok po kroku

1. Przygotowanie bazy w Notion

Zacząłem od stworzenia dedykowanej strony w Notion oraz bazy danych.

Stworzyłem prostą bazę danych z podstawowymi polami, które potrzebowaliśmy do ogarnięcia zgłoszeń. Nic fancy - status, typ zgłoszenia, przypisana osoba, opis problemu i kontakt do użytkownika.

Przygotowałem też kilka widoków, żeby każdy mógł szybko zobaczyć co go interesuje - nowe zgłoszenia, te w trakcie realizacji, czy tylko krytyczne bugi.

2. Konfiguracja formularza w Tally

Tally okazało się równie proste. Rejestracja zajęła dosłownie 2 minuty. Stworzyłem formularz z kilkoma podstawowymi polami - email kontaktowy, typ zgłoszenia (bug czy feature request), opis problemu i możliwość dodania screenów.

Dodałem nasze logo, kolory i voilà - formularz wygląda jakby był częścią YOSA.

3. Integracja Tally → Notion

Teraz najlepsza część - integracja. W Tally wchodzisz w zakładkę Integrations, wybierasz Notion, dajesz dostęp i... właściwie to tyle. Mapujesz które pole z formularza ma trafiać do której kolumny w bazie i gotowe.

Zapisałem integrację, wypełniłem testowy formularz i po 5 sekundach zgłoszenie pojawiło się w Notion. Magia.

4. Powiadomienia przez Make + Google Chat

Ale to nie koniec. Żeby developerzy od razu widzieli nowe zgłoszenia, stworzyłem jeszcze prosty scenariusz w Make.

Gdy w Notion pojawia się nowe zgłoszenie, baza danych wysyła jego treść poprzez webhook, a Make odbiera te dane i wysyła powiadomienie o nowym zgłoszeniu na nasz Google Chat z podstawowymi informacjami.

Programiści mogą od razu kliknąć, zobaczyć szczegóły i przypisać zgłoszenie do siebie. Zero czekania na PM-a który przekaże info.

Nasz workflow obsługi zgłoszeń

Jak to działa w praktyce? User trafia na problem, wypełnia formularz (link w stopce aplikacji lub bezpośrednio w panelu). Zgłoszenie automatycznie wpada do Notion ze statusem "New". Make wyłapuje nowy rekord i wysyła powiadomienie na Google Chat - developerzy widzą co się dzieje.

Osoba, która odpowiada za daną funkcję/obszar przypisuje zgłoszenie do siebie, a gdy zabiera się za rozwiązanie to zmienia status na "In Progress" i bierze się do roboty.

Po rozwiązaniu zmienia status na "Resolved". Wtedy baza Notion automatycznie przypisuje zgłoszenie do mnie, a ja odpowiadam userom (na razie mailowo, ale już pracuję nad automatyzacją tego kroku w Make - będzie wysyłał templatki z info o rozwiązaniu).

Efekty

Co nam to dało?

1. Czas reakcji na zgłoszenia spadł z 24 a czasem nawet 48 godzin do zaledwie kilku.
2. Od wdrożenia tej prostej automatyzacji nie zgubiliśmy ani jednego zgłoszenia - wszystko jest w bazie, a nie rozproszone po LinkedIn'ach czy Facebooku.
3. Developerzy sami się organizują, przypisują zadania, ustalają priorytety.

No i co najważniejsze - nikt nie musi tego ciągle pilnować i porządkować!

Oszczędzam dobre kilka godzin miesięcznie, które wcześniej szły na sprawdzanie powiadomień i przeklejanie wiadomości.

Bonusem jest to, że mamy pełną historię zgłoszeń. Widzimy trendy - które funkcje sprawiają najwięcej problemów, czego brakuje użytkownikom. To złoto przy planowaniu kolejnych kroków w rozwoju YOSY.

Co dalej?

Następny krok to pełna automatyzacja odpowiedzi - automatyczne maile z updatem gdy zgłoszenie zmieni status. W dalszej przyszłości planuję też zrobić prosty dashboard w Notion z metrykami - ile zgłoszeń, średni czas rozwiązania, najpopularniejsze problemy.

Może kiedyś przesiądziemy się na "prawdziwy" helpdesk, ale szczerze? Po co, skoro to działa idealnie? Może później, gdy nasz produkt już nieco dojrzeje i zgłoszeń będzie naprawdę dużo.

Praktyczne wskazówki do wdrożenia

Na koniec kilka praktycznych tipów.

Co do kosztów takiego rozwiązania:

• Notion do zastosowań osobistych (bez dodawania współpracowników do przestrzeni roboczych) jest darmowe.
• Make w darmowym planie udostępnia 1000 operacji na scenariuszach, co spokojnie wystarczy na powiadomienia.
• Tally z kolei w darmowej wersji nie ma żadnych limitów - po prostu kontaktują się z Tobą, jeśli zauważą, że intensywnie korzystasz z ich narzędzia (np. co miesiąc zbierasz 50 tysięcy odpowiedzi w formularzach).

Jeśli chcesz wdrożyć u siebie coś podobnego, to polecam od razu przygotować template'y odpowiedzi na najpopularniejsze problemy - to oszczędza czas przy komunikacji.

W Notion z kolei ustaw różne filtry i widoki dla różnych ról - developer chce widzieć swoje taski, PM chce przegląd wszystkiego.

W Tally z kolei dobrze przemyśl, jakich informacji potrzebujesz od użytkownika. Dostosuj je tak, żeby wpisy w Twojej bazie danych w Notion były od razu maksymalnie wypełnione.

Jeśli tego nie zrobisz, to i tak będziesz musiał/musiała ręcznie kategoryzować poszczególne zgłoszenia (np. czy jest to błąd do naprawienia czy uwaga/feature request).

I to tyle. Żadnej rocket science, żadnych kosztów, żadnych skomplikowanych integracji. Trzy narzędzia, które pewnie już masz, 2 godziny konfiguracji (albo i mniej) i działający system obsługi zgłoszeń gotowy.

Nie każdy problem wymaga enterprise'owego rozwiązania za tysiące złotych. Czasem wystarczy że połączymy to, co już mamy pod ręką i dostosujemy do swoich potrzeb. Notion + Tally + Make sprawdziły się u nas idealnie - może sprawdzą się i u Ciebie?

Używasz podobnych patentów? Daj znać na LinkedIn, chętnie poznam Twój setup. A jeśli potrzebujesz pomocy z konfiguracją czegoś podobnego - śmiało pytaj!

Podsumowanie w punktach

1. Problem:  Spędzałem 2-3 godziny tygodniowo na ręczne przekazywanie zgłoszeń użytkowników do programistów ze wszystkich kanałów komunikacji.
2. Rozwiązanie:  Notion jako baza danych + Tally jako formularz + Make do powiadomień = kompletny system za 0 zł.
3. Setup:  Baza w Notion z podstawowymi polami, formularz w Tally z integracją do Notion, scenario w Make wysyłający powiadomienia na Google Chat.
4. Workflow:  User wypełnia formularz → zgłoszenie w Notion → powiadomienie na chat → developer przypisuje i rozwiązuje → zmiana statusu.
5. Efekty:  Czas reakcji spadł z 48h do kilku godzin, zero zagubionych zgłoszeń, pełna historia do analizy trendów.
6. Plany na przyszłość:  Automatyzacja odpowiedzi przez Make, dashboard z metrykami, ewentualnie prawdziwy helpdesk gdy zgłoszeń będzie dużo więcej.
7. Wskazówki: Taki system możesz wykorzystać też do wielu innych rzeczy, np. do zbierania danych kontaktowych, zapytań od klientów, uwag pracowników czy jako firmową bazę pomysłów.
8. Wniosek:  Nie każdy problem wymaga enterprise rozwiązania, czasem wystarczy połączyć to, co już mamy pod ręką.