Dlaczego nagrywamy raporty wideo?

Jak raportujemy?

Zacznę od od tego, że wideo raportów nie przesyłamy co miesiąc (powodów jest kilka, o czym później). Co miesiąc do każdego klienta wysyłamy raporty standardowe, w formie tekstowej.

Jak one wyglądają?

Tak się składa, że mogę Wam to po prostu pokazać, bo mamy już przygotowany specjalnie na takie okazje przykładowy raport SEO (kliknij, żeby zobaczyć przykładowy comiesięczny raport).

Wszystkie aspekty naszego standardowego raportu (i ogólnie dobrego raportu SEO) omówił już na naszym blogu Marcin (link pod spisem treści), więc nie będę tutaj tego powtarzać.

Skrótowo zaznaczę tylko, że w raporcie, który wysyłamy co miesiąc do każdego klienta znajdują się:

• wykres widoczności,
• informacje o zmianach w widoczności od początku współpracy,
• wykonane czynności z opisami,
• pozyskane linki,
• napisane teksty,
• pozycje monitorowanych fraz w poszczególne dni miesiąca,
• oraz bezpośrednie dane kontaktowe do opiekuna SEO strony.

Tak wiem, łatwo stwierdzić, że nie jest to najdokładniejszy i najbardziej rozbudowany raport SEO, ale wiesz co? Taki ma właśnie być!

W regularnym raporcie wrzucamy podstawowe informacje mające pokazać konkretnie „co zrobiliśmy i na czym stoimy”. Chodzi o to, żeby klient łatwo się w tym odnalazł i otrzymał w ten sposób jak najszybciej najważniejsze info.

Dokładniejsze dane wykorzystujemy właśnie przy raportach wideo – np. te dotyczące ruchu, pozyskiwane z Google Analytics i Google Search Console.

Dlaczego tak? To proste: zamiast rzucać w klienta liczbami, wolimy dostarczyć więcej kontekstu, tak ważnego przy weryfikowaniu ruchu i efektów naszych działań.

Jeśli interesuje Cię nasze raportowanie, to znowu – polecam zajrzeć też do wspomnianego tekstu Marcina :)

Skąd wzięły się raporty wideo w Top Online

Odnośnie naszych raportów klienci zawsze narzekali tylko na jedną rzecz. Jeśli komuś nie wystarczało to, co już było w raporcie, to praktycznie zawsze chciał on poznać odpowiedź na jedno pytanie, czyli po prostu „co z tego wszystkiego wynika?”.

„Pomysł na wideo raporty pojawił się konkretnie w efekcie feedbacku otrzymanego od Ewy Bartnik na jednym ze spotkań. Powiedziała ona mniej więcej, że brakuje jej w naszym raporcie wyjaśnienia „efektu” działań, czyli tego, czym skutkuje to, co raportujemy statystykami.
To wtedy dotarło do mnie, że, poza zrozumiałymi danymi, klient chce też od nas po prostu informacji, czy jest dobrze, czy źle. Czy jesteśmy zadowoleni z pracy wykonanej na rzecz klienta, czy też może coś jest nie tak (a jeśli tak tak, to nad czym pracujemy), i tak dalej.
Jeszcze na spotkaniu obiecałem Ewie, że za kilka tygodni dostanie specjalny raport. I tak też się stało – raport z wideo dostała ona jako pierwsza i była zachwycona. :)”

Po paru testowych raportach szybko okazało się, że forma wideo jest bardzo lubiana. Raporty w formie wideo stały się więc regularną częścią naszego raportowania.

W Top Online słuchamy naszych klientów, a ulepszenia wdrażamy „globalnie”, czyli dla wszystkich. Takie mamy nastawienie, a to jeden z przykładów jego działania w praktyce.

Jak wyglądają nasze wideo raporty?

W naszych wideo raportach omawiamy zwykle sytuację, przedstawiamy ostatnie działania na stronie oraz ich efekty i plany na najbliższe tygodnie.

Niżej zamieszczam przykład takiego raportu wideo z krótkim wprowadzeniem nagrany przez Kamila. Jeśli sprawdzałeś/aś już nasz przykładowy raport SEO, o którym wspominałem na początku tego tekstu, to jest to ten sam materiał, który się w nim znalazł.

Co do długości nagrania – średnio wideo raport trwa właśnie jakieś 5 minut. Zdarzają się jednak raporty krótsze, ale i o wiele dłuższe, trwające nawet do 20 minut.

Czas nagrania zależy od tego ile aspektów związanych z naszą pracą nad serwisem chcemy omówić. Nie narzucamy sobie tutaj limitów – po prostu staramy się wyczerpać temat i nie zająć zbyt wiele czasu.

Co ile tworzymy taki raport wideo?

Wideo raport tworzymy dla klientów średnio co trzy/cztery miesiące. Dlaczego tak?

Odpowiem pytaniem: a czy podczas pracy nad serwisem warto co miesiąc szczegółowo analizować wszystkie statystyki i dane?

Moim zdaniem nie.

pozycjonowanie to nie sprint, a maraton – wymaga czasu i często z miesiąca na miesiąc pod kątem SEO zmienia się bardzo niewiele. Rzeczywistą wartość z analizy danych jesteśmy w stanie wyciągnąć dopiero porównując dłuższe okresy.

To dlatego nie ma potrzeby analizowania i wyciągania wniosków co miesiąc. Stąd nie robimy tego w comiesięcznych raportach i stąd też raporty wideo raz na trzy/cztery miesiące.

Okres kilku miesięcy pozwala nam zebrać wystarczająco dużo danych do przygotowania konkretnych wniosków.

Dodatkowo, taka przerwa pozwala też na wytworzenie się głodu wiedzy u klienta. To też ważne, bo w pewien sposób gwarantuje, że nasz wideo raport zostanie obejrzany z uwagą.

Gdybyśmy wysłali nagrania co miesiąc, to ich istotność dla klientów byłaby po jakimś czasie mniejsza. Nawet gdyby jakimś cudem udało się nam dostarczać w nich regularnie coś wartościowego.

Dla ścisłości: taki wideo raport nie jest naszym jedynym kontaktem w tym czasie. Poza raportami komunikujemy się z klientem cały czas głównie mailowo, a przy ważniejszych czy pilnych sprawach telefonicznie.

Zresztą, co do dzwonienia, to działa to w dwie strony – jako specjalista SEO w godzinach pracy zawsze jestem dostępny pod telefonem dla moich klientów.

Po co to nagrywać skoro można zrobić spotkanie online?

Ktoś mógłby w tym momencie powiedzieć: no dobra, ale po co nagrywacie to wideo, jak można raz w miesiącu spotkać się online? To jest bardzo dobre pytanie!

Prawda jest tak, że spotkania online to większości po prostu strata czasu.

Nie wiem jak Ty, ale ja nie przepadam za nadmiernym produkowaniem spotkań, które mogłyby być mailem.

Po co klient ma tracić czas w ciągu dnia, rezerwować sobie specjalnie godzinę na spotkanie itd., skoro to samo może usłyszeć na przemyślanym wcześniej przeze mnie 5 minutowym nagraniu?

Nie wspominając już o spóźnieniach, przekładaniu terminów, dokładaniu tematów czy po prostu powtarzaniu tego, co już zostało powiedziane wcześniej lub zaprezentowane w raporcie.

Co innego, jeśli trzeba coś przemyśleć, ustalić czy zaplanować – podjąć jakieś decyzje. Wtedy spotkanie ma sens.

W każdym razie, to nie artykuł o spotkaniach online :)

Dodam tylko, że dzięki nagrywanym raportom wideo, nasi klienci czują się bardziej zaopiekowani, a liczba takich cyklicznych spotkań od wprowadzenia wideo znacznie spadła. Dostajemy też dużo mniej pytań o same raporty.

Opinie o wideo raportach i co one mówią nam o nas samych

Jeśli nadal nie czujesz się przekonany/-na do wideo raportów, to na koniec sprawdźmy jeszcze, co mówią o nich nasi klienci :)

Raporty to najczęściej liczby, tabelki, wykresy i słupki, które można oczywiście uzupełnić pisemnym komentarzem, ale, co potwierdzają opinie, człowiek omawiający je „na żywo” dodaje temu wszystkiemu więcej personalizacji i poczucia zaopiekowania:

Klienci nie zawsze mają też chęć na samodzielne analizowanie wszystkich statystyk, a wiedzą, że w krótkim wideo omówimy to, co najważniejsze. W efekcie, poświęcając 5 minut na obejrzenie filmu oszczędzają mnóstwo czasu:

Często też wraz z opinią dostajemy prośbę o comiesięczne dołączanie wideo do raportów, ale jak już wiesz, nie byłoby tak efektywne i… klienci zazwyczaj to rozumieją. :)

Raport wideo to też dobre rozwiązanie dla klientów, u których osób zainteresowanych wynikami naszej współpracy jest więcej. Wtedy osoba odpowiedzialna za kontakt może takie omówienie po prostu przesłać dalej:

No i na sam koniec – forma wideo jest po prostu super. :)

Będzie to szczere wyznanie, ale nie dostaliśmy jeszcze ani jednej negatywnej opinii o takiej formie raportowania. Co prawda zdarzają się uwagi odnośnie tego, co możemy jeszcze poprawić, ale zawsze są one bardzo konstruktywne.

Jeśli zastanawiasz się więc nad tym, jak poprawić raportowanie w swoim biznesie – to odpowiedzią mogą być właśnie raporty wideo. :)

Podsumowanie w punktach

1. Nasi klienci otrzymują co miesiąc standardowe, tekstowe raporty, w których przedstawiamy statystyki serwisu wraz z wykazem czynności, linków i tekstów – zwięźle i konkretnie.
2. Raz na jakiś czas takie raporty uzupełniamy jednak raportami wideo, w których szerzej omawiamy sytuację.
3. Pomysł na taką formę raportowania wziął się z feedbacku klientów, którzy poza danymi w raportach, chcieli też dostawać omówienie skutków naszych działań.
4. Wideo raport to jakieś 5 minut nagrania, na którym omawiam sytuację serwisu w Google, ostatnie działanie na stronie, ich efekty i dalsze plany.
5. Przeciętnie raporty wideo tworzymy dla klientów co trzy/cztery miesiące – taki okres jest po prostu optymalny do wyciągania wniosków z przebiegu realizacji SEO.
6. Taki dodatek do raportowania sprawia, że klienci są o wiele lepiej poinformowani i czują się po prostu zaopiekowani.
7. W efekcie spadła znacznie ilość cyklicznych spotkań, pytań do raportów i nieporozumień.
8. Zresztą najlepszym świadectwem korzyści tej formy raportów są opinie, jakie o nich dostajemy – nie zdarzyło się nam jeszcze dostać negatywnej :)