Jak planujemy budżet roczny w Top Online

Jakoś to NIE będzie

Na początku, tak jak wszyscy, działaliśmy metodą „jakoś to będzie”. Życie szybko pokazało nam jednak, że raczej nie będzie.

Żeby oddać prawdę – dopóki byliśmy malutką, 3-5 osobową firmą, obsługującą 20-40 klientów, to takie „lajtowe” podejście sprawdzało się nam nie najgorzej. Wtedy operacji było na tyle mało, że dawało się to upilnować nawet bez narzędzi.

Poza tym wiadomo jak jest: jak firma jest mała, to nie ma czasu na nic. Ciągle gasimy pożary i walczymy o przetrwanie, więc kto by się zajmował planowaniem finansów, jak w kasie pustki i nie ma czym zarządzać ;).

To jest jednak pułapka, bo nawet nie zauważymy, kiedy nasza firma przeskoczy na trochę wyższy poziom… i wtedy to się na nas zemści.

I tak, zemściło się i na nas, stąd dzisiaj już wiem, że gdybym miał zaczynać jeszcze raz, to od samego startu firmy bardzo dokładnie zajmowałbym się planowaniem i nadzorowaniem budżetu.

Dzięki temu uniknęlibyśmy kosztownych błędów na dalszych etapach rozwoju.

Jak zemściło się na nas słabe planowanie

Jak już powiedziałem, nie jesteśmy wyjątkiem i tak jak większość firm, zadbaliśmy na poważnie o budżetowanie dopiero po tym, jak na nim straciliśmy.

Pod koniec 2023 roku obudziliśmy się z ręką w nocniku – „zgubiliśmy" około 200 tys. zł. Oczywiście nie dosłownie, po prostu kwoty rozliczeń się nie zgadzały.

Mimo to, powiedzieć, że był to cios, to jak nie powiedzieć nic.

Po gorączkowych poszukiwaniach pieniądze się znalazły, ale już nie w naszych kieszeniach. Co gorsza, oprócz nich straciliśmy też mnóstwo czasu i nerwów na analizy, bo wszystko trwało 3 tygodnie.

W dużym skrócie zawiodło wszystko po kolei: od planowania poprzez monitoring i nadzór.

Wcześniej teoretycznie mieliśmy zaopiekowane te obszary, bo przecież prowadziliśmy P&L w Excelu, ale właśnie: teoretycznie.

Wystarczyła trochę większa ilość przelewów niż przysłowiowe 10 na krzyż w miesiącu i ręczne pilnowanie całości zaczęło się sypać, a im większa była liczba operacji, tym mocniej zaczynaliśmy się w tym gubić.

Zaczęliśmy popełniać masę błędów, a w efekcie realne wyniki finansowe na koncie kompletnie nie zgadzały się z tym co mieliśmy zapisane w P&L.

Książki, kursy, narzędzia

W firmach często wydaje nam się, że coś robimy, ale tak naprawdę to jest robione tylko „na alibi", a nic z tego tak naprawdę nie wynika. W dużej mierze tak właśnie było z naszym planowaniem budżetu do momentu wspomnianej wpadki.

Niby planowaliśmy budżet roczny, ale monitoring przychodów i wydatków pozostawiał wiele do życzenia, więc całość się mniej lub bardziej rozjeżdżała i nic z tego nie wynikało.

Po wykryciu błędów zacząłem zastanawiać się, jak rozwiązać ten problem i jak podejść do tego już w 100% na poważnie.

Szybko okazało się, że na rynku nie ma żadnego narzędzia, które odpowiadałoby naszym potrzebom. Pozostało więc ogarnąć temat samodzielnie, na bazie zdobytej wiedzy.

Przeczytałem kilkanaście książek w tej tematyce i mogę spośród nich wyróżnić 2 poniższe:

a) Zysk nie jest ważny, jest najważniejszy! - George Cloutier – najlepsza, choć mocno kontrowersyjna. Autor zachęca w niektórych przypadkach do nieetycznych i nielegalnych posunięć, co jest dużym minusem. Dodatkowo pisana jest na rynek amerykański, więc nie do końca wszystko się sprawdzi u nas. Zawiera dużo wartościowej wiedzy, ale trzeba podejść do niej z dystansem.

b) Po pierwsze: ZYSK. Zmień swoją organizację w efektywną maszynę do zarabiania pieniędzy - Mike Michalowicz – zdecydowanie mniej kontrowersyjna i także adresowana na rynek amerykański, również bardzo wartościowa.

Zacznij od struktury

Najtrudniej rozpisać pierwszy budżet, bo w 99% przypadków nie mamy danych historycznych lub mamy ich bardzo mało. Zazwyczaj też nie mamy żadnego wzorca/szablonu do którego moglibyśmy podstawić dane.

Wszystko trzeba rozkminić od podstaw.

W Top Online „planowanie" budżetu rocznego zaczęliśmy w 2020 roku. Podchodząc do budżetu na poważnie miałem już więc jakieś dane historyczne, ale wcześniej także zderzyłem się z tym problemem.

Tak czy inaczej, pierwsze planowanie budżetu rocznego zaczynam od prostej struktury:

1. Dzielę budżet na kwartały, a każdy kwartał na miesiące.
2. Każdy miesiąc dzielę na wydatki planowane i rzeczywiste.
3. To samo robię z przychodami (podział na planowane i rzeczywiste).
4. Dobieram odpowiednie główne, ogólne kategorie, które chcę monitorować (staram się, żeby nie było ich zbyt dużo).
5. W kategoriach głównych tworzę podkategorie, ale tutaj też się za bardzo nie rozdrabniam.

Przy doborze kategorii będzie trochę łatwiej jeśli firma jest podzielona na działy. Jeśli nie, to wyznaczanie kategorii najlepiej zacząć od ogólnych kategorii: sprzedaż, realizacja usługi, reklama, księgowość, podatki itd.

Ważne tylko, żeby nie były one za bardzo szczegółowe.

Co do podkategorii budżetu z kolei: nie chodzi o to, żeby planować i monitorować absolutnie każdy wydatek (od tego są dane księgowe).

Chcę tutaj zaplanować i monitorować ogólną kondycję finansową firmy, tzw. cashflow. Akceptuję więc, że w niektórych obszarach mogę czegoś niedoszacować lub coś przeszacować.

Podkategorie wyznaczam według potrzeb, ale na zasadzie „Marketing --> Facebook / SEO / Google Ads”.

Z doświadczenia wiem, że wchodzenie głębiej (np. „Marketing --> Facebook --> FB Ads / FB działania organiczne / FB konkursy”) już raczej nie ma sensu. Po prostu ciężko się w tym potem odnaleźć i wszystko zaczyna wymykać się spod kontroli.

Poniżej wrzucam przykładowy arkusz z przykładowymi kategoriami i kwotami. Potraktuj go jako inspirację, ale nie kopiuj 1:1, bo jest zmyślony :).

Nie monitoruj wszystkiego osobno

Pisałem już o tym, że nie warto wyznaczać w budżecie zbyt szczegółowych kategorii i podkategorii, ale chcę żeby to odpowiednio wybrzmiało.

Tego nie da się zrobić w Excelu – nawet gdyby zatrudnić kogoś tylko do tego zadania :). Nie ma opcji, to droga donikąd.

Jedyne co da się w ten sposób osiągnąć (i do czego sami doprowadziliśmy) to niezwykle rozbudowany arkusz z masą błędnych danych, które się do niczego nie nadają.

Wyciąganie jakichkolwiek wniosków na ich podstawie mogło mieć (i zresztą miało – jak już widziałeś/aś wyżej) poważne konsekwencje dla firmy.

Na początkowym etapie zawsze lepiej jest planować i monitorować mniej KPI, ale robić to dokładnie i rzetelnie.

Skąd wziąć dane do budżetu rocznego

Mam już gotową strukturę budżetu rocznego, więc czas ją wypełnić. No i tutaj zaczynają się schody.

Skąd mam wiedzieć, ile zaplanować przychodów i kosztów? To pytanie zadawałem sobie (w różnych formach) dziesiątki razy, więc pozwól, że Ci co nieco podpowiem :).

Przychody

Planowanie budżetu rocznego zaczynam zawsze od przychodów, bo moim zdaniem znacznie łatwiej zaplanować przychody niż wydatki. Poza tym, koszty są też od nich zależne.

Nie ma jednak co ukrywać, trzeba do tego podejść z dystansem i trochę „na czuja” (szczególnie, gdy robisz to pierwszy raz).

Jeśli Twoja firma nie istnieje od wczoraj, to prawdopodobnie masz jakieś dane historyczne o swojej sprzedaży. Jeśli działasz 2-3 lata, to jesteś pewnie w stanie wyciągnąć takie informacje z CRM’a lub innego miejsca w którym je gromadzisz.

Jeśli to zrobisz, zobaczysz, jak statystycznie rozkłada się Twoja sprzedaż. Czy jest stała, czy może bardziej sezonowa itd.

Poza tym zakładam, że jednak znasz swoją branżę i mniej więcej wiesz, jak kształtuje się w niej sprzedaż.

W każdym razie, na początek trzeba przyjąć jakieś założenia. Na przykład: chcę urosnąć o 20% w następnym roku.

Przyjmuję więc taką wartość i znając sprzedaż z poprzednich lat określam, jaki wynik co miesiąc musimy wykręcić jako firma, żeby zrealizować cel roczny (i jaki jest ten cel roczny).

W biznesie takim jak nasz, bazującym na sprzedaży abonamentowej, będzie trochę łatwiej – bo przychód jest raczej stały na przestrzeni całego roku.

Trudniej będzie w biznesach stricte sezonowych, gdzie czasem 3-4 miesiące odpowiadają za 70-80% przychodów całego roku. Niemniej, jak trochę pokombinujesz, to odpowiednie założenia wyliczysz nawet w takiej sytuacji.

Jeżeli chcesz, to możesz dołożyć do tych założeń warianty np.: optymalny i negatywny. Tym sposobem dywersyfikujesz strategię i masz plan w 2 scenariuszach.

Ja na początku swojej przygody z budżetowaniem, na bazie statystyk ze sprzedaży miesięcznej, założyłem 2 scenariusze: pesymistyczny i optymistyczny.

W pesymistycznym założyłem, że pozycjonowanie będzie sprzedawać się o 10% lepiej, a w optymistycznym – o 25%. Na koniec roku wyszło ~20% wzrostu, więc zmieściliśmy się w widełkach.

Teraz też co roku przyjmuje jakiś wskaźnik, ale już dużo dokładniejszy. Stawiam też już tylko na jeden wariant, bo mam dane z poprzednich lat i lepiej znam branżę (wiem, jak mniej więcej średniorocznie rośnie cała branża SEO).

W naszym przypadku, wiedząc jaką mamy statystycznie sprzedaż, jaki churn, czy ile % firm płaci FV w terminie, jesteśmy w stanie prognozować to trochę dokładniej. Niemniej na początku spokojnie wystarczy 1 scenariusz bazowy.

Koszty

Z kosztami jest gorzej – trudniej je przewidzieć, szczególnie gdy planujemy wzrost firmy. Ten wzrost oznacza przecież zwykle więcej klientów, więc i wyższy koszt obsługi.

Jak do tego podejść?

Na tym etapie mam już podzielone koszty na kategorie, więc rozpisuję sobie jakie wydatki wpadają do tych kategorii.

Następnie najbardziej żmudna robota – do tych kolumn trzeba wypisać dane… tylko właśnie: skąd je wziąć?

To dość prosta sprawa: loguję się na konto bankowe i patrzę po kolei, ile miesięcznie/kwartalnie kosztują nas określone wydatki.

Weźmy przykładowo wydatki na księgowość:

• Jeśli korzystamy z 1 biura rachunkowego, to po prostu sprawdzam ile pieniędzy poszło na ten wydatek i wpisuje to do tabeli na przyszły rok.
• Zakładam też lekki wzrost z uwagi na inflację i ze względu na to, że planujemy rozwój, więc pewnie będzie więcej faktur – więc księgowa może podnieść stawkę.

I tak z każdym wydatkiem: sprawdzam ile wydałem, zapisuję, zastanawiam się, czy koszt wzrośnie, jeśli tak to szacuję o ile, uzupełniam dane.

Inny przykład: wynagrodzenia.

• Sprawdzam ile na nie wydajemy,
• Jeśli planuję podwyżki to je uwzględniam,
• Jeśli na wysokość wynagrodzeń mają wpłynąć jakieś zmiany w prawie, to również to uwzględniam,
• Wyliczam wartość i wpisuję do tabeli.

Proste – tylko czasochłonne.

Na przykład „wydatki biurowe” – w tej kategorii będzie przysłowiowe „mydło i powidło”, a przypomnienie sobie wszystkiego z całego roku będzie raczej nierealne.

Co wtedy zrobić? Ja zwykle staram się określić rząd wielkości i jeśli nie jest to kategoria kluczowa to właśnie to polecam.

Przy pierwszym planowaniu szkoda czasu na dokładne wyszukiwanie wydatków, które stanowią minimalny ułamek całości (no chyba, że wiesz, że nie było to dużo transakcji). W kolejnym roku (mając już zebrane dane) oszacujesz taką kategorię dokładniej :).

No i na koniec nie mogę zapomnieć też o rosnących kosztach obsługi, o których wspomniałem na początku tego nagłówka. Tutaj wszystko zależy już od Twojego biznesu i wzrostu, jaki zakładasz.

My mamy w tym celu w Top Online wskaźniki pokazujące jakie jest „obłożenie" Specjalistów SEO. Mamy także założenia odnośnie tego, jakie maksymalne obłożenie może mieć Specjalista.

Na tej podstawie planujemy zatrudnienie, no i staramy się uwzględnić to w planie rocznym w wydatkach na wynagrodzenia SEO-wców.

Wykorzystaj swoją księgowość

Ustalając wydatki zawsze możesz posiłkować się pomocą swojej księgowości. Ona ma przecież wszystkie dane dotyczące Twoich wyników finansowych.

Pytanie brzmi tylko na jakich narzędziach pracuje i czy będzie chętna pomóc. Na pewno warto zapytać.

Bardzo możliwe, że Twoja księgowość jest w stanie dać Ci dostęp do jakiegoś panelu, w którym samodzielnie wyklikasz sobie potrzebne informacje.

Czasem nieoceniony może być i jakiś „podręczny” arkusz, na którym zapisywane były bieżące operacje w danych miesiącach.

Plus planowania: pomysły na oszczędności i usprawnienia

Przygotowując dane do budżetu rocznego przyjrzysz się wydatkom i gwarantuję Ci – już na tym etapie pojawią Ci się pomysły na ich optymalizację.

Wyniki naprawdę potrafią zaskoczyć, a czasem nawet zszokować.

Parę przykładów z Top Online:

1. Zaskakująco wysokie podatki w porównaniu z poprzednimi latami > Sygnał, żeby skonsultować się z doradcą podatkowym.
2. Spora skala windykacji > Sygnał, że trzeba lepiej kwalifikować klientów, bo branie „każdego jak leci” to później same problemy i brak płatności (koszt).
3. Sprawdzenie, za jakie usługi płacimy > Po spisaniu wszystkich abonamentów okazało się, że ciągle płacimy za narzędzia, z których już dawno nie korzystamy.
4. Utrzymanie biura > Zamawialiśmy bez planu (jak się komuś przypomniało), wystarczyło to zaplanować, znaleźć tańszego dostawcę i koszty spadły o 20%.
5. Reklama, która nie daje klientów > Przepaliliśmy kilkadziesiąt tysięcy złotych na FB Ads, z czego był 1 (jeden!) klient.

Wybrać kwoty netto czy brutto?

Operowanie na kwotach netto wydaje się intuicyjne i zdroworozsądkowe. Tylko własnie: wydaje się.

Robiliśmy tak przez pierwsze 2 lata budżetowania, ale to była masakra.

Trzeba było przeliczać wszystkie koszty z brutto na netto, a przecież stawek VAT jest kilka i za każdym razem trzeba to sprawdzać (nie każdy wydatek będzie miał 23%).

Nauczeni doświadczeniem ułatwiliśmy więc sobie zadanie przechodząc na kwoty brutto. Teraz, jeśli ktoś by mnie pytał, to właśnie je bym polecał. Nie ma co robić sobie pod górkę.

W naszym przypadku wybór kwot brutto był też istotny pod kątem narzędzia, które planowaliśmy stworzyć, o czym piszę w ostatnim akapicie.

To ogromna tabela, ciężko się w tym połapać!

Budżet roczny, nawet w takiej dość prostej formie będzie ogromną tabelą, niestety. Stąd od początku tego tekstu piszę o tym, że warto skupić się na najważniejszych kategoriach i grupować wydatki, bo wtedy jest łatwiej (niewiele, ale jednak).

Co poza tym można zrobić, żeby choć trochę ułatwić sobie czytanie i interpretację danych?

Po pierwsze: zastosuj kolory

Używanie kolorów w tabeli to niby banał, ale robi różnicę. My bazowaliśmy zawsze na czerwonym i zielonym.

Przykład: jeżeli wydatek był zaplanowany na kwotę 1000 zł i zmieściliśmy się w tym limicie, to kolumna w sekcji „wykonanie" podświetlała się na zielono. Jeżeli przekroczyliśmy tę kwotę, to kolumna podświetlała się na czerwono.

Dzięki temu już na pierwszy rzut oka było widać, które wydatki są trzymane w ryzach, a które nam się wymykają.

Żeby ustawić takie automatyczne kolorowanie korzystałem z formatowania warunkowego. Szczegóły ustawiania reguł znajdziesz na stronach pomocy: tutaj dla Excela, a tutaj dla Google Sheets.

Dodatkowo można też ustawić jakiś inny kolor np. dla dużych rozbieżności pomiędzy planem a wykonaniem, żeby łatwiej wyłapywać potencjalne błędy w tabeli – ale ja nigdy tego nie stosowałem.

Po drugie: używaj wykresów

Druga wskazówka to wykresy – doskonale obrazują one dane, dzięki czemu mając je z łatwością wychwycisz trendy.

Najbardziej uniwersalne wykresy, które zawsze stosowałem to wykres ilości aktywnych klientów, wykres churn rate i wykres słupkowy ze środkami na koncie (kontach).

Poza nimi to już kwestia bardzo indywidualna – wszystko zależy od branży, w której działasz i Twojego biznesu.

W moim przypadku to m.in. ilość klientów i wypowiedzianych umów (na której bazuje wykres klientów i churn rate). W e-commerce będą to konwersja czy porzucone koszyki.

Nie wiem w jakiej branży działasz, więc nie powiem Ci dokładnie, co warto monitorować na wykresach, ale myślę, że sam/sama wiesz to najlepiej :).

Cykliczność – jedno słowo, trzy zasady

Stworzyć budżet to jedno, a wykorzystać go i utrzymać w nim porządek to drugie, dlatego mam 3 (moim zdaniem) żelazne zasady:

1. Wydzielam absolutnie najważniejsze kategorie i monitoruje je systematycznie, dokładnie i skrupulatnie – kilka razy w miesiącu.
2. Co najmniej raz w miesiącu sprawdzam i analizuję całą tabelę.
3. Monitoruję gotówkę na koncie firmowym i zapisuję jego stan tego samego dnia, co miesiąc.*

*To bardzo ważne, bo często wyniki raportowane przez księgowość nie zgadzają się z kwotą na koncie. Zazwyczaj przez opóźnione płatności ze strony klientów. Księgowo jest zysk, ale na koncie tego nie widać.

Wejście na wyższy poziom

Pierwszy budżet roczny nigdy nie będzie idealny, to normalne. Każdy kolejny rok będzie jednak łatwiejszy, bo będziesz mógł/mogła bazować na danych z poprzedniego roku.

Zobaczysz, które wydatki są przeszacowane, a które niedoszacowane. Po 2-3 latach dojdziesz do perfekcji!

Pamiętaj jednak, że niektóre kategorie mogą być trudne do zaplanowania nawet po latach budżetowania i zbierania danych.

Przykładowo, z budżetem rocznym Top Online praktycznie co roku mamy problemy z prognozowaniem podatków. Wynika to głównie z niestabilności prawa podatkowego i ciągłych zmian.

Ostatnie lata to także dość duża inflacja, która wpływała w zasadzie na wszystko – to też ciężko przewidzieć.

Tak czy inaczej, zaczęliśmy od Excela, w którym nic się nie zgadzało, a teraz planujemy i monitorujemy każdy wydatek, nawet symboliczną złotówkę opłaty za przelew.

Jak to robimy? Nie da się bez odpowiedniego narzędzia, ale o tym przeczytasz w tym artykule!

Podsumowanie w punktach

1. Planowanie budżetu rocznego zaczynam od stworzenia struktury: dzielę arkusz na kwartały, a każdy kwartał na miesiące, a przychody i wydatki w nim na planowane i rzeczywiste.
2. Kolejno wyznaczam dla nich kategorie główne (najważniejsze) i podkategorie (staram się za bardzo nie rozdrabniać, żeby nie utrudniać sobie monitoringu).
3. Następny krok jest najbardziej żmudny – to uzupełnienie danych.
4. Zaczynam od przychodów, starając się sięgnąć po dane historyczne z CRM lub innych dostępnych źródeł.
5. Ten etap zawsze trzeba zrobić trochę „na wyczucie”, ale żeby mieć lepszy ogląd, możesz założyć 2 warianty: optymistyczny i pesymistyczny.
6. Kolejno przechodzę do kosztów: loguję się od konta bankowego i sprawdzam, ile na co wydałem i wpisuje to do konkretnych kategorii.
7. Tutaj poza czasem jaki trzeba na to poświęcić, problemem mogą okazać się koszty takie jak wydatki biurowe, które zwykle ciężko zebrać z całego roku – w takich wypadkach przyjmuje jakąś wartość szacunkową.
8. W kosztach bardzo ważne jest też uwzględnienie wzrostu kosztów obsługi klienta (planuję wzrost, więc będę miał więcej klientów, więc i wyższy koszt obsługi).
9. Planując koszty warto skorzystać z pomocy swojej księgowości, która często ma już wygodnie dostępne dane o wszystkich naszych wydatkach.
10. Plusem takiego mozolnego planowania jest bez wątpienia to, że planując z pewnością znajdziesz niejeden pomysł na optymalizację kosztów.
11. Osobiście zapisuję przychody i koszty w budżecie rocznym w kwotach brutto – tak jest wygodniej i po prostu łatwiej się w tym potem połapać.
12. Gotowy budżet (nawet ten najprostszy) będzie ogromną tabelą, więc żeby łatwiej było go czytać, stosuje w nim formatowanie warunkowe (kolory) i wykresy.
13. Dla utrzymania porządku, mając gotowy budżet, systematycznie i dokładnie sprawdzam najważniejsze kategorie (kilka razy w miesiącu).
14. Sprawdzam i analizuję także całą tabelę (raz na miesiąc) oraz zapisuję stan gotówki na kontach (tego samego dnia każdego miesiąca).
15. Na początku planowanie nigdy nie będzie idealne, ale z każdym rokiem będzie szło Ci coraz łatwiej, a po 2-3 latach dojdziesz do perfekcji.