Jak w Top Online organizujemy pracę zdalną?

Przejście na model pracy zdalnej nie jest łatwe – zmieniają się przede wszystkim kwestie komunikacji i organizacji działań, które warto przemyśleć i uporządkować. W Top Online trzymamy się kilku zasad, które dobrze się u nas sprawdzają i którymi dziś się z Wami podzielę.

Spis treści

1. Wspólny kalendarz to podstawa
2. Na co dzień pracujemy zdalnie, ale nie zapominamy o spotkaniach na żywo
3. Pomysły na lepszą organizację pracy zdalnej
4. Jak organizuję swoją pracę zdalną?
5. Jak dbać o ducha zespołu przy pracy zdalnej?
6. Podsumowanie w punktach

Wspólny kalendarz to podstawa

Każdy z nas pracuje w trochę innym rytmie. Niektórzy są najbardziej produktywni z samego rana, inni potrzebują chwili, by się “rozgrzać". Dlatego tak ważny jest dla nas wspólny kalendarz (korzystamy z Notion), do którego każdy ma dostęp. Dzięki temu wiemy, jak wygląda dzień danej osoby, z kim możemy się spotkać, a kiedy lepiej napisać wiadomość i nie przeszkadzać.

Na pewno warto zastanowić się nad liczbą spotkań. My organizujemy tylko te naprawdę konieczne, co da się spokojnie załatwić na komunikatorze czy w narzędziu do zadań.

Organizację spotkań zautomatyzowaliśmy przy pomocy Make. W Notion tworzymy wydarzenie, uzupełniamy tytuł, godzinę i listę uczestników. Automatyzacja tworzy spotkanie w Kalendarzu Google i powiadamia wszystkich zainteresowanych – pozwala również poinformować osoby spoza organizacji. Wystarczy tylko wpisać ich adresy e-mail.

Powtarzające się spotkania ustawiamy jako cykliczne – o stałej godzinie, w tym samym dniu i w niezmiennym składzie. To znacznie ułatwia planowanie i pozwala wszystkim lepiej zarządzać swoim czasem.

Obowiązek włączenia kamery i mikrofonu

Pozornie – banał, ale nie jest to standard w każdej organizacji. W Top Online kamery są obowiązkowe na wszystkich spotkaniach. Dzięki temu widzimy, do kogo mówimy, łatwiej wyłapujemy reakcje i wiemy, kto aktywnie uczestniczy w rozmowie.

Dla osoby prowadzącej spotkanie to bardzo ważne – brak kontaktu wzrokowego może powodować niepewność, czy to, co przekazuje, jest zrozumiałe.

AI jako niezawodny asystent od notowania

Do niedawna w utrzymaniu tempa i swobody dyskusji przeszkadzała konieczność ręcznego notowania przemyśleń, zadań czy założeń. Dziś w dobie różnych narzędzi AI nie musimy tego robić.

Korzystamy z Tactiq, który przygotowuje transkrypcje spotkań i na ich podstawie generuje podsumowania. W nich znajdują się rozpisane zadania dla każdego uczestnika, które można odhaczyć bezpośrednio w narzędziu.

Tactiq dobrze radzi sobie z językiem polskim, a my możemy dzięki temu skupić się na rozmowie i szybciej przechodzić do konkretów.

Na co dzień pracujemy zdalnie, ale nie zapominamy o spotkaniach na żywo

Dla nas to jeden z ważniejszych elementów zachowania zdrowej kultury pracy. Mimo tego, że działamy zdalnie, staramy się regularnie spotykać – pracować razem biurko w biurko, organizować wspólne wyjścia integracyjne, a czasem po prostu wypić razem kawę i porozmawiać o wszystkim i niczym.

Te spotkania pozwalają nam się lepiej poznać, przełamywać bariery i budować relacje, które procentują podczas codziennej współpracy.

Praca w trybie zdalnym to jednak nie tylko spotkania

Właśnie dlatego w Top Online każdy zespół ma swoje własne miejsce w Notion. Te tablice zespołowe zawierają mniej więcej te same elementy:

• procesy i procedury,
• onboarding,
• harmonogram,
• zapowiedzi i pomysły,
• bazy danych.

Choć pewnie i pracując w modelu stacjonarnym mielibyśmy takie przestrzenie, to praca zdalna wymusiła ich większą przejrzystość i aktualność. Trzymamy się zasady, że wszystko, co zostało ustalone – na spotkaniu online lub offline – musi znaleźć swoje odzwierciedlenie w dokumentacji.

Pomysły na lepszą organizację pracy zdalnej

Choć nasze procesy działają dobrze, cały czas szukamy sposobów, by je jeszcze bardziej usprawniać.

Praca zdalna to dość dynamiczne środowisko – a to, co działało rok temu, dziś może już nie być wystarczające. Dlatego regularnie testujemy nowe narzędzia, aktualizujemy zasady współpracy i przede wszystkim słuchamy zespołu.

To właśnie od osób, które na co dzień korzystają z danego rozwiązania, często przychodzą najlepsze pomysły.

Roadmapa działań dla zespołów

Zależy nam na tym, żeby każdy członek zespołu wiedział, dokąd zmierzamy – jaki mamy cel i jak wygląda jego realizacja. Dlatego pracujemy z tzw. roadmapami – jasno określonymi planami działania, które pozwalają śledzić postępy, rozumieć kontekst decyzji i ustalać priorytety.

Wprowadzamy do nich aktualizacje na bieżąco i traktujemy je jak drogowskazy, które pomagają każdemu z nas widzieć nie tylko własne zadania, ale też szerszy obraz sytuacji.

Ogłaszanie ważnych decyzji w formie wideo

To coś, co właśnie testujemy w zespole pozycjonowania i wśród wszystkich pozostałych pracowników. Założyciele Top Online podczas 30-minutowego nagrania dzielą się informacjami o celach, planach i zmianach.

Każdy może obejrzeć to wideo, kiedy mu pasuje i w razie potrzeby wrócić do niego, żeby przypomnieć sobie nowe zasady dotyczące np. komunikacji w social mediach.

Uporządkowany system załatwiania spraw pracowniczych

Aby nie przeciążać zespołu HR czy finansowego ciągłymi pytaniami o urlopy, L4 czy zwroty kosztów, stworzyliśmy wiki, czyli naszą bazę wiedzy dostępną dla wszystkich. W jednym miejscu opisaliśmy wszystkie najczęściej powtarzające się tematy – krok po kroku. To oszczędza czas i pozwala każdemu samodzielnie załatwić swoje sprawy.

Jak organizuję swoją pracę zdalną?

Dużo mówiłem o organizacji na poziomie firmy, ale nie zapominamy, że każdy z nas ma też swój własny sposób pracy. W naszym zespole często dzielimy się swoimi podejściami – inspirujemy się nawzajem i uczymy lepiej planować dzień.

Ja na przykład zaczynam pracę bardzo wcześnie, około 6:30. To daje mi dwie ciche godziny na zadania wymagające skupienia – koncepcyjne, kreatywne, pisarskie. Wiem, że to czas, w którym raczej nikt mi nie przeszkodzi, więc mogę dobrze wejść w rytm.

Gdy głowa potrzebuje chwili przerwy, siadam do maili. Stosuję zasadę „zero inbox”, dzięki czemu dzień pracy kończę bez nieodczytanych wiadomości. Gdy jednak nie mam czasu odpowiedzieć na wszystkie maile, przerzucam je do folderu „odpisać” i ogarniam zaległości następnego dnia z samego rana.

Spotkania planujemy głównie w środku dnia. Po nich przychodzi czas na podsumowanie i przygotowanie planu na kolejny dzień, albo chociaż wstępnej rozpiski zadań do zrobienia – osobiście lubię wiedzieć, co mnie czeka jutro i na co mam się nastawić.

Jak dbać o ducha zespołu przy pracy zdalnej?

Mam takie przemyślenie, że do pracy zdalnej nadają się dobrze zorganizowane osoby. Takie, które lubią pracować w oparciu o procesy, ustalone zasady i plan działania. Trudno jednak liczyć na to, że każdy członek zespołu taki będzie. Nie zmienia to faktu, że jest to jeden z tych elementów, które warto brać pod uwagę podczas rekrutacji nowych osób do firmy.

Po 14 latach pracy zdalnej zauważyłem też, jak bardzo wpływa ona na to, jak ludzie się ze sobą komunikują. W biurze łatwo zagadać przy ekspresie, rzucić luźny temat czy zapytać, jak minął weekend. W online’owej rzeczywistości te rozmowy czasem zanikają. Spotkania są uporządkowane, z agendą – i jest takie poczucie, że każdy off-topic to strata czasu.

Ale według nas nie powinno tak być. Dlatego celowo przenosimy elementy życia biurowego do świata online – pozwalamy sobie na pogaduszki na początku spotkania, tworzymy kanały nieformalne i zachęcamy do rozmów o rzeczach pozornie nieistotnych.

Wiemy, że tak naprawdę to one budują zespół i sprawiają, że dobrze się razem pracuje – niezależnie od tego, gdzie fizycznie jesteśmy.

Podsumowanie w punktach

1. Dzięki wspólnemu kalendarzowi w Notion łatwiej planujemy dzień, unikamy chaosu i ograniczamy liczbę zbędnych spotkań.
2. Włączone kamery i mikrofony pomagają nam lepiej się rozumieć i budować zaangażowanie na każdym spotkaniu.
3. Z pomocą AI nie tracimy czasu na ręczne robienie notatek i możemy w pełni skupić się na rozmowie – wykorzystujemy automatyczne transkrypcje w Tactiq.
4. Choć pracujemy zdalnie, regularnie się spotykamy, bo wiemy, że nic nie zastąpi rozmowy przy jednym stole.
5. Tablice zespołowe w Notion porządkują naszą codzienną pracę i pomagają trzymać się konkretnych ustaleń.
6. Każdy zespół ma dostęp do swojej roadmapy, która pokazuje kierunek działań, pomaga planować i uzasadniać decyzje.
7. Stworzyliśmy bazę wiedzy, żeby każdy mógł szybko i samodzielnie załatwić najważniejsze sprawy kadrowe, płacowe czy organizacyjne.
8. Jasna struktura organizacyjna ułatwia nam komunikację i pomaga szybciej rozwiązywać problemy.
9. Każdy z nas ma swój rytm pracy – ja np. lubię zaczynać pracę wcześnie rano i mieć jasny plan działania na każdy dzień.
10. Chcemy, żeby rozmowy online były tak naturalne jak te przy biurowym ekspresie – dlatego dajemy sobie przestrzeń na luźne tematy i bycie sobą.