Myśl więcej, wykonuj mniej. Automatyzacja powtarzalnych czynności

Dowiedz się, jak automatyzacja pomogła nam (i pomaga na co dzień) w rozwoju firmy i sprawdź, jak zastosować ją u siebie. Statystyki, nasza historia, proces, korzyści i przykłady praktycznej automatyzacji w sklepach internetowych. Poznaj podejście, które pozwala skupiać się tylko na tym, co naprawdę ważne!

Spis treści:

1. Automatyzacja w liczbach
2. Jak to się zaczęło?
3. Proces, czyli co dokładnie?
4. Co daje automatyzacja?
5. Jak widzą to pracownicy?
6. Od czego zacząć?
7. Automatyzacja musi być niewidzialna! Personalizacja
8. Przykładowe automatyzacje w naszej firmie
9. Przykładowe automatyzacje w sklepie internetowym
10. Jak zrobić zaawansowaną automatyzację?
11. Podsumowując

Automatyzacja w liczbach

Dlaczego automatyzacja jest tak ważna? Na początek kilka ciekawych statystyk i prognoz.

• Ponad 50% przedsiębiorstw działających w e-commerce korzysta z jakiejś formy automatyzacji marketingu w celu pozyskiwania nowych Klientów,
• Automatyzacja manualnych, powtarzalnych czynności pozwala zaoszczędzić nawet do 50% czasu i kosztów pracy,
• Automatyzacja w sprzedaży poprawia produktywność działu o 14,5%, zmniejszając jednocześnie koszty o 12,2%,
• 91% specjalistów ds. marketingu internetowego uważa automatyzacje za kluczowy czynnik w sukcesie swoich działań marketingowych,
• Wg. raportu HubSpot, automatyzacja powtarzalnych zadań pozwala małym i średnim przedsiębiorstwom wykonywać automatycznie pracę wartą średnio 273 dolarów na godzinę,
• Do 2023 globalne wydatki na marketing automation przekroczą 25 mld dolarów.

Jak widać, automatyzacja to nie tylko realna oszczędność, ale i dużo większa skuteczność. Dzięki automatyzacji powtarzalnych zadań rośnie produktywność pracowników, a firmy mogą się rozwijać. Teraz to dla wielu oczywistość, ale nie zawsze tak było. Zacznijmy więc od początku.

Jak to się zaczęło?

Można to podsumować w trzech słowach: potrzeba matką wynalazków. Gdy zaczęliśmy świadczyć pozycjonowanie, na rynku istniało już wiele podobnych firm. Większość z nich (razem z nami) za wyróżnik wzięło sobie, całkowicie zresztą błędnie - niską cenę :)

Nowi Klienci pojawiali się dość szybko, jednak równie szybko pojawiły się też problemy z mocami przerobowymi. Podupadać zaczęła wydajność naszego zespołu realizacji, który, jak to bywa na początku działalności, był jednoosobowy.

Pomimo że praktycznie nie spałem (co tylko powodowało spadek mojej wydajności), doby cały czas brakowało. Najwięcej czasu zajmowało mi wtedy pisanie pierwszych maili, upominanie się o dostęp do strony czy też tłumaczenie pierwszych kroków, jakie podejmujemy podczas współpracy. Nie ukrywam, że nie wspominam tego czasu za dobrze.

Wykorzystując swoje umiejętności programistyczne, napisałem wtedy jednak mały skrypt, który uprzedzał Klientów, wysyłając im z automatu odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania, prośbę o przydzielenie dostępu do strony itp. Były to tzw. “automatyczne maile”, czyli pierwsza, autorska automatyzacja w firmie (był to rok 2015 lub 2016).

Dzisiaj, po kilku latach, mamy IGNAS (Inteligentny Asystent SEO), który wykonuje za nas (i dla nas) codziennie kilkadziesiąt tysięcy (!) zautomatyzowanych czynności. Dzięki niemu możemy skupiać się na wykonywaniu zadań bardziej kreatywnych. Między innymi na nawiązywaniu lepszych relacji z Klientami i pracy nad rozwojem - tak osobistym, jak i firmowym.

Teraz automatyzacja jest nie tylko naszym wyróżnikiem, ale również kluczem do sukcesu. Mówimy o niej, bo to nasza przewaga, coś, co pozwala prześcigać konkurencję nie tylko nam, ale i naszym Klientom. Poniżej przybliżę Wam temat i tym samym spróbuję zachęcić do zastosowania podobnych rozwiązań u Was, bo, jak pokazuje nasz przykład, naprawdę warto!

Proces, czyli co dokładnie?

“Proces”, podobnie jak “procedura”, jest słowem, które często budzi strach w oczach pracowników. Zupełnie zresztą bezpodstawnie, bo w rzeczywistości to dość naturalne i bardzo proste do zrozumienia pojęcie. Procesem bowiem jest nic innego jak szereg wykonywanych na co dzień czynności.

Robisz czasem zakupy spożywcze? Wyobraź sobie wszystko, co wykonujesz podczas tych zakupów. Większość rzeczy, które wkładasz do koszyka, jest powtarzalna, przechodzisz przeważnie tymi samymi alejkami sklepowymi, na końcu zawsze stoisz w kolejce, po czym pakujesz zakupy / dokonujesz zapłaty. Wiesz, czym jest cały ten ciąg czynności? Procesem!

Wszystkie sieci sklepów prześcigają się w tym, jak uczynić ten proces możliwie jak najbardziej komfortowym dla Klienta (by zwiększyć tym samym sprzedaż i zadowolenie). Jednocześnie starają się również umożliwić swoim pracownikom wykonywanie zadań w jak najmniej problematyczny sposób (by zmniejszać koszty i zwiększać efektywność). Najlepiej gdyby jeszcze proces był jak najbardziej bezpieczny, a ilość popełnianych błędów ograniczona do minimum.

Jeżeli prowadzisz sklep internetowy, to pewnie właśnie uświadomiłeś sobie, że kilka procesów, takich jak np. wysyłanie powiadomień o właśnie złożonym zamówieniu masz już zautomatyzowanych :)

Czy to jednak wszystko, co możesz zrobić, aby ułatwić sobie pracę, a Klientowi zakupy?

Co daje automatyzacja?

Automatyzacja procesów każdemu daje coś innego, inną wartość.

Jeżeli jesteś producentem, to zautomatyzowana linia produkcyjna da Ci przede wszystkim oszczędność i zwiększenie wydajności, ale ograniczy też przy tym ilość popełnianych błędów. Poza tym możesz też wdrażać automatyzację poza samą produkcją, np. w wystawianiu dokumentów, kontrolowaniu maszyn, analizie zapasów czy składaniu zamówień.

Jeżeli jesteś freelancerem, to na automatyzacji możesz zyskać przede wszystkim swój bezapelacyjnie najcenniejszy zasób - czas. Dlaczego automat nie miałby zebrać za Ciebie informacji, których potrzebujesz do wyceny zlecenia? A może nawet wstępnie je za Ciebie wycenić czy umówić rozmowę telefoniczną? Odzyskane godziny możesz przeznaczyć na pracę kreatywną, podrasowanie swojego portfolio lub po prostu na odpoczynek.

A jeżeli prowadzisz nieco większą firmę usługową?

To będzie to zależeć od specyfiki świadczonych usług i tego, co uda Ci się zautomatyzować. W naszym przypadku, czyli agencji SEO (usługi), ułożenie procesów i ich automatyzacja pozwoliła uzyskać następujące korzyści:

• oszczędność,
• znaczące zwiększenie rentowności,
• zdecydowanie większe zadowolenie Klientów,
• zdecydowanie większe zadowolenie osób pracujących w Top Online,
• znaczące zmniejszenie ilości popełnianych błędów,
• znacznie lepsze efekty naszych działań,
• ogromne zwiększenie szybkości działania,
• możliwość poświęcenia więcej czasu na działania kreatywne i rozwojowe,
• powtarzalność,
• przewagę nad konkurencją.

Jak widzą to pracownicy?

Często mówi się o automatyzacji w narracji wypierania ludzi czy zmniejszania zatrudnienia, pomijając przy tym drugą stronę medalu, czyli zarówno tworzenie nowych stanowisk jak i poprawę warunków pracy.

Top Online nigdy nie rozwinęłoby się tak bardzo bez zautomatyzowanych procesów. Firma rośnie w sporym stopniu właśnie dzięki automatyzacji, która jest naszą przewagą konkurencyjną. W pewnym sensie to właśnie ona sprawia też, że zatrudniamy kolejnych specjalistów (bez niej nie mielibyśmy tylu Klientów). Dodatkowo, dzięki niej, nikt nie musi pracować u nas jak na stereotypowej linii produkcyjnej, wykonując godzinami tę samą czynność.

Na przestrzeni ostatnich dwóch lat zautomatyzowaliśmy wiele procesów, co przyniosło wiele korzyści nie tylko firmie i jej Klientom, ale i pracownikom. Żeby nie być gołosłownym, zobaczmy zresztą, jak oceniają to specjaliści SEO, którzy na co dzień współpracują z automatami.

Na tym etapie rozwoju naszej firmy nie potrafię wyobrazić sobie już pracy bez wykorzystywania automatyzacji. Oczywiście nie mówię tutaj tylko o procesach związanych z pozyskiwaniem informacji czy obsługą klienta, a o realnym wsparciu podczas wykonywania powtarzalnych czynności - choćby przy publikacji setek artykułów na naszych stronach. Tylko na tej jednej zautomatyzowanej czynności oszczędzamy wiele godzin, które możemy poświęcić na szukaniu nowych, coraz to, lepszych rozwiązań dla naszej firmy.

Początkowo trudno było mi podejść do automatyzacji, a konkretnie samego przygotowywania automatu. Po opracowaniu kilku z nich, kolejne opracowujemy bardzo szybko, a cały zespół jest przekonany do tego podejścia. Dzięki automatyzacji oszczędziliśmy bardzo dużo czasu na powtarzalne czynności, które zamiast zajmować nam kilka godzin, zajmują dosłownie kilka sekund. Dodatkowo często jesteśmy bardzo na bieżąco i wiemy o problemie tuż po jego powstaniu, dlatego uważam, że na automatyzację warto patrzeć tylko przychylnie i w miarę możliwości ją wdrażać.

Od czego zacząć?

Zanim przejdziemy do konkretnych przykładów automatyzacji, wypadałoby jeszcze napisać, od czego powinno się ją zaczynać… bo na pewno nie od wdrożenia :)

W mojej opinii, jeżeli nie potrafimy sobie czegoś wyobrazić, to ciężko będzie nam to też dobrze wykonać. Oprócz analizy oraz wyszukania powtarzalnych czynności, które wykonujesz Ty lub Twoi pracownicy, najlepiej więc jest też wyobrazić sobie działanie ich automatyzacji.

Kolejnym krokiem jest spisanie i opisanie procesu oraz celu, jaki chcemy osiągnąć (jaki ma być efekt procesu). Jak już mamy procedurę, należałoby ją sprawdzić, przetestować, czyli wykonać “ręcznie”, kilka, albo i kilkanaście razy. Dobrą praktyką jest poproszenie kogoś innego o przejście procesu według procedury. Jeżeli dla kogoś, kto nie uczestniczył w jej tworzeniu, wszystko jest jasne i działa jak należy, dany proces możemy spróbować zautomatyzować.

Co jednak zrobić, jeżeli proces nie nadaje się do 100% zautomatyzowania? Często, ze względu na potencjalne konsekwencje, potrzebna jest np. ostateczna decyzja człowieka. Ja w takich przypadkach stosuję wymyśloną przeze mnie zasadę “jednego Kliknięcia”.

Polega ona na tym, że planuję wszystko tak, żeby człowiek, po zapoznaniu się np. z automatycznie wykonaną analizą, był w stanie podjąć decyzję i wciskając jeden przycisk sfinalizować cały proces. Nawet wtedy, kiedy kończy się on wysłaniem maila. Wiadomość jest wówczas przygotowana automatycznie, przed wysłaniem jest jednak możliwość jej poprawienia lub dopisania własnej treści.

Automatyzacja musi być niewidzialna! Personalizacja

Relacje z Klientami są bardzo ważne. Nie da się ich też przy tym (jeszcze) w pełni zautomatyzować. Niemniej, przy każdej interakcji powinno się stosować personalizację. Jeżeli wysyłamy wiadomość do Klienta (nawet zautomatyzowaną), to najlepiej napisać ją tak, żeby wpleść w nią jego imię. Przykładowo, zamiast “Witam serdecznie”, możemy zwrócić się do Klienta słowami “Witam Pani Justyno”.

Im więcej danych wykorzystamy, tym lepiej. Klient będzie dzięki temu czuł to słynne “indywidualne podejście”, które przewija się w każdej firmie usługowej. Wytworzy się więź. Podobnie sprawa się ma w przypadku bardziej skomplikowanych procesów, np. raportowania… A skoro już o nim mowa, przejdźmy płynnie do pierwszego, konkretnego przykładu automatyzacji, czyli automatycznego generowania raportów cyklicznych.

Przykładowe automatyzacje w naszej firmie

1. Raport generowany jednym kliknięciem

Jeśli Tobie, tak samo jak nam, zależy na transparentności i jak najbardziej szczegółowym raportowaniu swojej pracy, to zasadniczo masz dwie opcje. Robić raporty ręcznie, dla każdego Klienta z osobna, lub stworzyć system, który za jednym kliknięciem zbierze dla Ciebie wszystkie informacje oraz wykonane zadania, generując gotowy do przejrzenia i ewentualnego poprawienia / uzupełnienia raport.

My wybraliśmy oczywiście ten drugi sposób. Zresztą, ręczne napisanie tylu raportów byłoby fizycznie niemożliwe, szczególnie jeśli wszystkie dane miałyby być przepisane bezbłędnie. Pracownik, który musiałby to robić, zwolniłby się pewnie po pierwszym miesiącu, albo i wcześniej. No, chyba że byłyby robotem…

Jak wygląda taki raport? Pokażę Wam szkic raportu uzupełniony przykładowymi danymi: zobacz nasz Przykładowy raport.

Uwierzysz, że wszystko, co się w nim znajduje, jest generowane w sposób w 100% automatyczny? W raporcie publikujemy między innymi:

• wykonane czynności danego miesiąca (!)
• wszystkie napisane artykuły blogowe wraz z imieniem copywritera i datą
• wszystkie napisane dodatkowe treści wraz z imieniem copywritera i datą
• linki, które pozyskaliśmy wraz ze wskazaniem adresu strony,
• statystyki widoczności strony oraz porównanie,
• bezpośrednie dane kontaktowe do opiekuna.

Raport jest wysyłany za pomocą specjalnego linku i jest interaktywny. Dużym atutem takiego rozwiązania jest szybki podgląd, możliwość odnotowania faktu, że Klient otworzył raport czy też poproszenie o szybką ocenę naszej pracy. Automatyzacja działa tu z korzyścią dla obu stron.

2. Automatyczna analiza Klienta

W naszej codziennej pracy musimy systematycznie (najlepiej każdego dnia) sprawdzać statystyki serwisu, który pozycjonujemy. Statystyki (np. widoczność strony w wyszukiwarce, zajmowane pozycje, backlinki, itp.) zbierane są przez kilka, a nawet kilkanaście aplikacji. Przeglądanie ich przeważnie przebiega tak samo (proces) i zajmuje większość dnia, dlatego proces ten zautomatyzowaliśmy.

IGNAS (Inteligentny Asystent SEO) sprawdza statystyki za nas. Robi to przeważnie wtedy, kiedy my jeszcze śpimy lub zbieramy się do pracy. Gdy pojawiamy się rano w biurze wszystkie najświeższe dane mamy już pod nosem. IGNAS pobiera niezbędne dane, analizuje je i przekazuje nam te, które wymagają sprawdzenia. Dodatkowo wprowadziliśmy możliwość przeglądania wszystkich pobranych danych w jednym miejscu.

Przemieszczanie się pomiędzy kilkoma aplikacjami przy każdym Kliencie jest po prostu stratą czasu i jest niewygodne. Automatyczna analiza pozwoliła nam też wykluczyć błąd w procesie. Problem polegający na tym, że specjalista zapomniał sprawdzić statystyk lub najzwyczajniej w świecie nie zdążył, już kompletnie nie istnieje.

Żeby jeszcze lepiej zobrazować działanie tego zautomatyzowanego procesu, posłużę się przykładem. Wyobraź sobie, że Twój telefon codziennie o 7:00 sprawdza pogodę w Twojej okolicy, natężenie ruchu, czas dojazdu do pracy oraz wydarzenia z Twojego kalendarza, a następnie tuż po przebudzeniu wyświetla Ci te informacje, dodatkowo sugerując ubiór oraz optymalny czas wyjazdu z domu. Brzmi dobrze? Tak właśnie działa nasz system.

Powyższe dwa przykłady dotyczą naszej firmy, czyli firmy usługowej. Wiem jednak, że sporo czytających naszego bloga to osoby prowadzące sklepy internetowe, dlatego przedstawię jeszcze przykłady automatyzacji w sklepie internetowym.

Przykładowe automatyzacje w sklepie internetowym

1. Dropshipping. Automatyczne przekazywanie zamówień do realizacji

Jeżeli prowadzisz sklep w modelu dropshippingu, to istnieje duża szansa, że przekazujesz wszystkie zamówienia ręcznie do producenta. Ten proces można zautomatyzować, całkowicie lub chociaż w znacznym stopniu.

Jeżeli korzystasz z aplikacji typu Baselinker, a zamówienia do producenta wysyłasz mailowo, to sprawa jest banalnie prosta! Baselinker udostępnia możliwość wykonania różnych automatycznych akcji po wpłynięciu do systemu nowego zamówienia lub zmianie statusu.

Wystarczy wykorzystać tę funkcjonalność i dodać do niej akcję wysyłania automatycznego maila na odpowiedni adres email (do producenta). Wiadomość możemy odpowiednio spersonalizować, ponieważ mamy dostęp do szeregu zmiennych. Możemy dodać do niej też PDF z zamówieniem.

A co jeśli mamy płatność zwykłym przelewem lub dla pewności chcemy weryfikować każde zamówienie przed wysłaniem do producenta? Cóż, to idealny moment, żeby zastosować zasadę “jednego Kliknięcia”, o której wspominałem wyżej :)

W omawianym przypadku wystarczy, że ustawimy automatyczną akcję (wysyłanie maila do producenta) po zmianie statusu na określony przez nas, np. “W trakcie realizacji”. Wówczas po zapoznaniu się z zamówieniem lub po uzyskaniu zapłaty za zamówienie zmieniamy jego status na “W trakcie realizacji”, a pozostałe czynności dzieją się już z automatu :)

2. Automatyczne uzupełnianie metatagów na sklepie

Teraz przykład bardziej powiązany z naszą branżą, czyli z SEO. Automatyzację uzupełniania metatagów stosujemy dość często, najczęściej w sklepach, które mają dużo produktów i ciągle poszerzają asortyment. Większość dobrych platform umożliwia taką opcję. Nawet jeśli nie, to przeważnie napisanie odpowiedniego kodu jest bardzo proste.

Więcej na ten temat, razem z instrukcjami jak to zrobić, znajdziesz w naszym darmowym kursie SEO - SEO Samodzielni. Zajrzyj do lekcji Meta tagi – co to jest i ich rodzaje, mówi ona o podstawach, ale posiada też rozszerzenie dla zaawansowanych, opisujące właśnie automatyzację meta tagów.

3. Kilka dodatkowych pomysłów na automatyzacje w sklepie internetowym:

W ramach inspiracji zostawię Wam jeszcze nieco pomysłów na mniejsze i większe automatyzacje w e-commerce:

• automatyczne generowanie remanentu,
• cykliczne, automatyczne zamówienia towaru u producenta (np. raz w miesiącu zamawiamy wszystko poniżej określonego stanu oraz określamy wyjątki),
• automatyczny newsletter (np. przygotowujemy schemat wiadomości i wysyłamy X produktów, które są na promocji i Y nowości),
• automatyczne raportowanie ilości spakowanych paczek przez danego magazyniera np. raz na miesiąc,
• automatyczne pobieranie danych z CEIDG po uzupełnieniu pola NIP w koszyku, co zwiększy użyteczność i zmniejszy porzucenia koszyka (tutaj mogę polecić zapoznanie się i inspirację z najbardziej intuicyjnego koszykiem, jaki widziałem, czyli easycart.pl).

Jak zrobić zaawansowaną automatyzację?

To już temat na inny artykuł, który z chęcią niedługo napiszę. Ale na koniec odpowiedzmy sobie jeszcze na pytanie, które mogło już pojawić się w Twojej głowie. Czy bez umiejętności programistycznych możesz cokolwiek zautomatyzować?

Owszem! Aktualnie jest bardzo dużo rozwiązań, które umożliwiają programowanie bez znajomości kodu, czyli tzw. “no-code” lub “low-code”. Dzisiaj można stworzyć i uruchomić całe aplikacje bez znajomości żadnego języka programowania.

Jeżeli interesuje Cię artykuł na ten temat, obserwuj Top Online na FB lub LinkedIn. Polecam też społeczność Zautomatyzowani, którą prowadzi Grzegorz Róg, czyli jeden z najlepszych specjalistów od automatyzacji w Polsce oraz założyciel eduweb.pl.

Podsumowując

1. Znaczenie automatyzacji w biznesie nieustannie rośnie, niezależnie od branży.
2. W Top Online pierwsza autorska automatyzacja pojawiła się jako sposób na rozwiązanie problemu, którego nie dało się pokonać "ciężką pracą", około 2015.
3. Teraz, kilka lat później, zautomatyzowaliśmy mnóstwo czynności, łącząc je w IGNAS, czyli Inteligentnego Asystenta SEO.
4. Przez te lata dodawania kolejnych usprawnień automatyzacja stała się naszym wyróżnikiem i kluczem do sukcesu, zresztą, może pomóc też Tobie!
5. Proces to identyczny ciąg czynności, które powtarzają się na co dzień w celu wykonania jakiegoś zadania.
6. To właśnie proces, odpowiednio dostosowany, zoptymalizowany pod kątem celu i sprawdzony w praktyce, podlega automatyzacji.
7. Automatyzacja nie ma uniwersalnej wartości dla każdego, ale zazwyczaj na pierwszym miejscu jest jednak oszczędność (czasu, wysiłku lub pieniędzy), większa wydajność i minimalizacja błędów.
8. W naszej firmie automatyzacja przyniosła korzyści dla wszystkich stron, podnosząc zarówno jakość świadczonych usług, jak i jakość i komfort pracy.
9. Chcąc wprowadzić automatyzację, zaczynamy od znalezienia powtarzalnych czynności i wyobrażenia sobie, jak miałaby działać ich automatyzacja.
10. Następnie spisujemy i opisujemy dokładnie proces i cel oraz testujemy go kilkukrotnie "ręcznie".
11. Jeśli proces nie może być z jakiegoś powodu w 100% zautomatyzowany, stosujemy do niego moją “zasadę 1 kliknięcia”.
12. Automatyzacja nie może wpływać negatywnie na Twoje relacje z Klientami. Jeśli automatyzujesz np. wiadomości czy raporty, wprowadź do nich maksymalną personalizację.
13. Sztandarowe przykłady automatyzacji w Top Online to nasze generowane jednym kliknięciem raporty SEO oraz automatyczna analiza Klienta.
14. Przykłady automatyzacji w sklepie internetowym to m.in. automatyczne przekazywanie zamówień do realizacji, automatyczne meta tagi, automatyczny newsletter czy automatyczne zamawianie towaru.
15. Automatyzować procesy możesz nawet bez żadnych umiejętności programistycznych, za pośrednictwem platform no-code lub low-code, o zaawansowanej automatyzacji opowiem jednak w innym artykule :)