NIE BÓJ SEO, CZŁOWIEKU! Jak zorganizowaliśmy pierwszą konfę SEO Samodzielnych

Skąd pomysł na organizację konfy

Zacznę od tego, skąd wziął się w ogóle pomysł na to, żeby agencja SEO miała swoją własną konferencję.

Otóż pierwsze ziarenko zasiał Marcin (CEO Top Online), który chciał poznać na żywo SEO Samodzielnych (członków naszej społeczności) i porozmawiać z nimi twarzą w twarz. Ten pomysł nie porwał jednak od razu publiki, więc trafił na trochę na półkę…

Mniej więcej w tym samym czasie Marcin został jednak zaproszony do występu przed dużą publicznością na I Love Automation & Tools (I Love Marketing).

W ramach przygotowań swojej prelekcji zaczął szukać jakiegoś sposobu na to, by oswoić się z wystąpieniami publicznymi… I jak się już pewnie domyślasz, jedno naturalnie zgrało się z drugim.

Pod koniec 2022 powstał pierwszy plan działania, a ja dostałam propozycję jego realizacji. I oczywiście się zgodziłam!

Najpierw miałam zorganizować kameralne spotkanie przy piwie dla grupowiczów. Trochę też po to, żeby zobaczyć „co z tego wyjdzie”.

Pomysł bardzo szybko jednak ewoluował i ostatecznie zorganizowaliśmy wydarzenie na ponad 70 osób, na którym wystąpiło 5 prelegentów – 3 z Top Online oraz 2 gości.

No i wyprzedaliśmy wszystkie wejściówki!

Co warto tu zaznaczyć, moje doświadczenie w kwestii organizacji tak dużych wydarzeń obejmowało dotąd tylko… organizację własnego wesela. Ale, ale! Nawet ono nie przebiło naszej konfy pod względem liczby uczestników. :)

Wstępne założenia

Na początek (gdy było już jasne, że organizujemy nie kameralne spotkanie, a konferencję) ustaliliśmy, że chcielibyśmy mieć wydarzenie na maksymalnie 50 osób. Dopiero później wyszło, że będzie to raczej 70.

Określiliśmy wstępnie, jaki budżet chcielibyśmy przeznaczyć na organizację spotkania. Wliczyliśmy w niego wynajem sali, catering, napoje, open bar, gadżety, materiały konferencyjne i promocję wydarzenia.

Potem przyszło znaleźć odpowiednie miejsce, co nie powiem, było trochę wyzwaniem.

Chcieliśmy mieć salę z wygodnym dojazdem (blisko centrum), fajnym wnętrzem, szatnią i pomieszczeniem na sprzęt. No i oczywiście w miarę rozsądnej cenie. Opcji było kilka, ale od początku moim nr 1 była Concordia Design – do naszych wymagań była strzałem w 10.

Musieliśmy działać szybko, bo na organizację daliśmy sobie tylko 3 miesiące. Liczba miejsc była ograniczona, więc przygotowaliśmy bilety.

W ich cenie było całe wydarzenie (5 prelekcji + panele dyskusyjne i afterparty z open barem) oraz m.in. nasza książka „SEO Samodzielni. Uczymy, jak robić SEO” w formie e-booka. Dla każdego uczestnika mieliśmy też torbę z gadżetami od nas i od naszych Partnerów.

Przygotowaliśmy podstronę konferencji ze wszystkimi najważniejszymi informacjami – https://toponline.pl/konferencja-seo oraz opcją zakupu biletów.

Praktycznie od razu zaczęły się też przygotowania gadżetów konferencyjnych. Niezbędnych elementów konfy i gadżetów dla uczestników. Identyfikatory, smycze, bluzy firmowe, rollupy, torby konferencyjne, naklejki, vouchery. Trochę tego było.

Przygotowania programu

Równolegle (a częściowo i wcześniej), zaczęły się przygotowania programu naszej konfy.

Punktem wyjścia był Marcin, który chciał opowiedzieć o automatyzacji. Do niego z zespołu Top Online szybko dołączyli Kamil i Grzesiek z pomysłami na własne wystąpienia.

Dla urozmaicenia i wniesienia dodatkowej wartości (ale z tematami nawiązującymi do SEO) zaprosiliśmy też prelegentów z zewnątrz. Marcina Cichockiego z Kuźni Treści oraz Artura Pajkerta z cyber_Folks.

I tym sposobem lineup był gotowy.

To był jednak dopiero początek, bo prelegentów czekało mnóstwo pracy. Chłopaki w Top Online walczyli ze swoimi prezentacjami do znudzenia. Nie tylko siebie, ale i pozostałych osób w biurze, bo ćwiczyli przed publiką składającą się z reszty specjalistów :)

Do przygotowań podeszliśmy jak do SEO — zaangażowaliśmy się na 120%. Były dodatkowe szkolenia, były notatki na wszystkich ścianach, były niekończące się ćwiczenia przed innymi w biurze. Swoje wystąpienie przed konferencją zaprezentowałem chyba ze 100 razy, a na pewno kilkadziesiąt. Wszystko musiało być dopięte na ostatni guzik.

Kto pojawił się na scenie

Jak już wiesz, w roli prelegentów występowało pięć osób:

• Grzegorz Słoka – Senior SEO Specialist w Top Online, a zarazem nasz naczelny spec od Analityki. Prowadzi webinary i udziela się w roli eksperta w naszej grupie na Facebooku. Tworzy też kurs Google Analytics 4.
• Kamil Stasiak – Head of SEO w Top Online, współautor książki „SEO SAMODZIELNI. Uczymy, jak robić SEO” i kursu SEO. Też prowadzi SEO webinary i też udziela się jako ekspert w grupie SEO Samodzielni. W agencji jego działka to audyty, procesy optymalizacji stron, raportowanie i edukacja juniorów.
• Marcin Kamiński – CEO Top Online, jak lubi o sobie mówić: praktyk, nie teoretyk. Jest współautorem książki "SEO SAMODZIELNI. Uczymy, jak robić SEO". Nie chowa się za know-how. Dzieli się wiedzą w artykułach, webinarach i na konferencjach.
• Artur Pajkert – CMO cyber_Folks, działa na wielu polach – jako menedżer, autor licznych publikacji, prelegent, bloger oraz wykładowca akademicki. Tworzy też narzędzia informatyczne przydatne w marketingu i od prawie 20 lat dzieli się wiedzą na jego temat.
• Marcin Cichocki – założyciel i CEO agencji Kuźnia Treści. Autor kursów copywriterskich i książek, takich jak „Copywriting Sprzedażowy”, czy „Zawód: copywriter. Zacznij zarabiać na pisaniu”. Prowadzi „Treściwy Podcast”, a swoją agencję rozwinął z jednoosobowej firmy do kilkudziesięcioosobowej organizacji w zaledwie 3 lata.

Partnerzy konferencji

Do współpracy w ramach naszej konferencji zaprosiliśmy też inne firmy. Nie tylko te tworzone przez zaproszonych prelegentów.

Partnerzy w skrócie:

• Cyber_Folks – jedna z pierwszych firm hostingowych w Polsce, a obecnie dostawca kompleksowych usług związanych z obecnością w sieci. Hosting, domeny, bezpieczeństwo, strony i sklepy internetowe. Dla firm, e-commerce, deweloperów i każdego, kto chce mieć swój adres w Internecie.
• Kuźnia Treści – agencja contentowa dostarczająca content premium. Przekuwają słowa w złoto. Tworzą wyłącznie takie treści, jakie sami chcieliby czytać, słuchać i oglądać. Prowadzą także szkolenia ze skutecznego content marketingu.
• Sky Shop – kompleksowa platforma e-commerce, która umożliwia samodzielne i łatwe utworzenie własnego sklepu internetowego, a także prowadzenie sprzedaży w dropshippingu. Łączy w sobie ponad 1 200 funkcji ułatwiających i automatyzujących sprzedaż.
• WebNinjas – agencja video marketingu. Tworzą filmy reklamowe, produktowe, wizerunkowe, webinary, podcasty i filmy na social media. Zajmują się całym procesem – od koncepcji, przez realizację nagrań, aż po montaż filmu. Dzięki nim mamy super materiały wideo po konfie.
• Concordia Design – wyjątkowe miejsce, w którym odbyła się konfa. Przestrzeń, w której można zorganizować wystawę, koncert, targi, konferencje, szkolenia, bankiety czy warsztaty. Są tu też coworking i biura do wynajęcia.
• „Marketer+” – magazyn branżowy, wydawany od 2011 roku. Przewodnik po świecie skutecznego marketingu i reklamy. To także portal pełen się ciekawych, edukacyjnych artykułów i narzędzi dla marketerów.
• Ekomercyjnie – serwis tworzony przez praktyków. Artykuły, najważniejsze branżowe newsy, konkretne webinary, prowadzone przez specjalistów i wywiady z przedsiębiorcami. Miejsce dla właścicieli sklepów internetowych i każdego, kto interesuje się e-commerce.

Wielki dzień

Dla mnie konfa SEO Samodzielnych zaczęła się już w piątek rano. Najpierw podróż do Wrocławia, potem spotkanie w biurze, ostatnie ustalenia, dopinanie szczegółów. W sobotę z kolei przewożenie materiałów na miejsce i ustawianie konferencji.

Przed południem zrobiliśmy próbę generalną z prelegentami, było też trochę walki ze sprzętem audio. Koniec końców byliśmy jednak w 100% gotowi na prawie dwie godziny przed startem. Zostało więc stresujące oczekiwanie.

Na wejściu czekał na uczestników wspomniany już pakiet powitalny z gadżetami. Każdy dostał też e-booka „SEO Samodzielni. Uczymy, jak robić SEO”.

W końcu pojawił się pierwszy uczestnik konfy, a potem kolejny i… sala zaczęła się zapełniać. Ledwie się obejrzeliśmy, a już wybiła godzina zero i nie pozostało nic innego jak powitać uczestników i zacząć.

Można powiedzieć, że wydarzenie składało się z trzech elementów – wystąpień, paneli dyskusyjnych i after party z networkingiem.

Przebieg konfy

Konfa NIE BÓJ SEO! zaczęła się powitaniem uczestników. Dla mnie był to chyba najbardziej stresujący moment. Zaraz po nim przeszliśmy do rzeczy, a na pierwszy ogień na scenie pojawił się Grzegorz Słoka.

Grzesiek opowiadał o tym jak sprawdzać, co faktycznie dzieje się z SEO na stronie. Pod hasłem „Nie ufaj wykresom. Widoczność a rzeczywistość”, upakował on parę fajnych przykładów tego, jak wykresy i narzędzia mogą poważnie wprowadzać nas w błąd, a nawet doprowadzić do otrzymania wypowiedzenia. Pokazał też jak sobie z tym radzić.

Zaraz po nim ze swoją prezentacją wystąpił Kamil Stasiak, który mówił o tym jak na pozycjonowanie rzutują budżet i zaangażowanie. Na przykładach z naszej agencji Kamil pokazywał ile faktycznie trzeba wydać na SEO i wyjaśniał, dlaczego pieniądze nie zawsze stanowią tu o sukcesie.

Kolejny na scenie pojawił się Artur Pajkert z cyber_Folks. Odpowiedział on na pytanie, jaki jest wpływ lokalizacji serwera na wyniki SEO i pokazał sporo użytecznych ciekawostek związanych z czasem ładowania stron.

Zaraz po tych trzech prezentacjach miejsce miał pierwszy panel dyskusyjny z udziałem trzech wymienionych prelegentów. Po nim z kolei zrobiliśmy godzinną przerwę obiadową, w trakcie której ruszył open bar.

Atmosfera znacznie się rozluźniła, a po przerwie na scenie pojawił się Marcin Cichocki z Kuźni Treści. Opowiedział, jak można mądrze wykorzystywać AI do samodzielnego tworzenia treści i pokazał parę ciekawych rozwiązań.

Jako ostatni z prelegentów wystąpił Marcin Kamiński, nasz CEO, który na podstawie swoich doświadczeń podzielił się podpowiedziami na temat tego, co można zautomatyzować w firmie usługowej.

Marcin opowiedział swoją historię związaną z automatyzacją i pokazał rozwiązania, które opracował na przestrzeni lat razem z zespołem Top Online.

Na koniec oficjalnej części odbył się jeszcze drugi panel dyskusyjny. Wzięli w nim udział Marcin i… Marcin, ale na spontaniczne zaproszenie chłopaków na scenę dołączył też Artur Pajkert. Dyskusja dotyczyła naturalnie AI i automatyzacji.

Oba panele dyskusyjne prowadził Dawid, CEO & Head of Sales Top Online.

After i networking

Po oficjalnej części przestrzeń została bardzo szybko przearanżowana. Miejsce krzeseł zajęły stoliki barowe. Pojawiło się też ciepłe, delikatne światło i muzyka. Zaczęło się afterparty.

Była to okazja do networkingu, ale i po prostu, do poznania ludzi i spędzenia miło czasu – rozmów o branży i życiu. Nawiązało się wiele znajomości. Wiele osób odnalazło się potem np. na LinkedIn’ie i poszerzyło sieć kontaktów zawodowych.

Całość zakończyła się o 21:30, a my, całym zespołem, poszliśmy jeszcze uczcić udany event na miasto :)

Co poszło nie tak i największe wyzwania

Na całe szczęście obeszło się bez poważniejszych problemów.

Przed samym rozpoczęciem wydarzenia projektor przestał współpracować z naszym komputerem i to było coś, czego obawiałam się najbardziej. Dzięki temu mieliśmy ze sobą zapasowy komputer oraz dodatkowe kable, więc problem udało się rozwiązać.

Podczas samej konfy, przyszło mi też zmierzyć się z przeciwnikiem, z którym wygrać się nie da, czyli z czasem.

Program był zaplanowany co do minuty, ale wiedziałam, że to nie ćwiczenia wojskowe, tylko spotkanie edukacyjne, więc spodziewałam się, że wszystko może się przeciągnąć.

Nie będę przecież przerywać ciekawych paneli dyskusyjnych, bo już czas na przerwę obiadową. Ale skoro się przeciągnęło, to skracać przerwę, czy przesunąć rozpoczęcie kolejnego bloku wystąpień? Takie decyzje teraz wydają się błahe, ale wtedy były stresujące.

Ostatecznie daliśmy wszystkim spokojnie zjeść i mam nadzieję, że nikt nie miał nam tego opóźnienia za złe.

Tutaj też muszę ogromnie podziękować za wsparcie ze strony pani Agaty Banyś, Event & Conference Managera z Concordii Design Wrocław.

Cały czas mogliśmy liczyć na jej pomoc. Pani Agata nie zbyła żadnej mojej prośby, pomysłu czy pytania, mimo że w ten dzień nasza konfa nie była jedynym eventem w Concordii.

W kwestii wyzwań pilnowanie budżetu, czy znalezienie odpowiedniej lokalizacji, były niczym, w porównaniu do konieczności przewidzenia, zaplanowania i pamiętania o wszystkim. Od markera, którym na identyfikatorach mają podpisywać się uczestnicy, po kolor oświetlenia sali.

Cały czas starałam się wejść w buty uczestnika, partnera czy prelegenta i zastanowić się, czego może potrzebować i o to wszystko (a nawet o więcej, żeby go mile zaskoczyć) zadbać.

W dniu konfy z przygotowaniami i koordynacją na szczęście nie zostałam sama. Miałam mnóstwo par rąk do pomocy – Karolina, Klaudia, Krysia, Milena, Hubert, Adam i Mati byli tam, gdzie mnie być nie mogło i dbali o to, żeby całość wyszła perfekcyjnie.

Z mojej perspektywy

W roli event managera czułam się jak ryba w wodzie – uwielbiam być gospodarzem, ugaszczać, doglądać gości, zaskakiwać ich, mieć wszystko dopięte na ostatni guzik.

Z przyjemnością organizuję prywatnie (najchętniej tematyczne) imprezy, spotkania i wyjazdy i zawsze stawiam sobie za punkt honoru, żeby wszyscy wyszli zachwyceni.

To dlatego też w Top Online odpowiadam za wyjścia firmowe (a my bardzo lubimy się integrować!). No i cóż, jak dotąd nikt jeszcze nie miał uwag. :)

Jakikolwiek nie byłaby to „moja działka”, dla mnie bycie gospodarzem to ogromna odpowiedzialność.

Zależało mi na tym, żeby każdy czuł się komfortowo podczas konfy. Żeby każdy przed rozpoczęciem dostał wszystkie informacje, których może potrzebować (np. logistyczne). No i żeby nikt na miejscu nie martwił się o błahostki, takie jak kawa, woda, przekąski czy szatnia.

Część atrakcji starałam się utrzymać w tajemnicy przed zespołem do samego końca, żeby nawet prelegenci z Top Online mieli jakąś niespodziankę na miejscu. :)

Jak oceniamy naszą konfę

Naszą pierwszą konfę SEO Samodzielnych (i myślę, że mogę to powiedzieć w imieniu całego Top Online) oceniamy na 5 z plusem.

Dla tych, którzy występowali, była to szansa na debiut na scenie, przełamanie strachu i obycie się z mikrofonem. W końcu nie codziennie ma się okazję wystąpić przez 70 słuchaczami.

Dla nas jako całego zespołu, była to też w końcu szansa na spotkanie się „w realu” z SEO Samodzielnymi.

Po konfie przez długi czas dostawaliśmy pozytywny feedback od uczestników. Przekonaliśmy się, że to, co robimy, faktycznie wnosi realną wartość w codzienność i biznesy osób w naszej społeczności.

Osobiście jestem bardzo zadowolona z tego, jak wyglądało to wydarzenie. Ten dzień był zwieńczeniem kilku miesięcy ciężkiej pracy. Wnioskując z opinii uczestników, mogę też z czystym sumieniem powiedzieć, że sprawdziłam się jako organizatorka, co niesamowicie mnie podbudowało :)

Czy będzie kolejna edycja?

O kolejną edycję dostawaliśmy sporo pytań już w trakcie konferencji, także od razu zdradzam: obiecujemy zorganizować następne wydarzenie w przyszłym roku!

Feedback i pytania uczestników były na tyle zachęcające, że nie moglibyśmy zrobić inaczej :)

Z przyjemnością przygotuję coś wyjątkowego za rok — tym bardziej, że tym razem mam na to o wiele więcej czasu. Nawet mam już kilka pomysłów. ;)

Na koniec zostawiam film z konfy zrobiony przez naszych nieocenionych partnerów – WebNinjas.

Widzimy się na drugiej edycji!

Podsumowując w punktach

1. Pomysł na konferencję powstał z prostej chęci osobistego poznania SEO Samodzielnych.
2. Na początku miało być to kameralne spotkanie przy piwie, ale potem ustaliliśmy, że chcemy mieć wydarzenie na 50 osób (które potem urosło jeszcze do 70).
3. I tak maszyna ruszyła – musieliśmy działać szybko, bo na całe przedsięwzięcie daliśmy sobie tylko 3 miesiące.
4. Ustaliliśmy budżet, znaleźliśmy miejsce i wyznaczyliśmy wstępny program.
5. Przygotowaliśmy bilety, stronę internetową, zaprosiliśmy prelegentów spoza Top Online oraz partnerów.
6. Prelegentami zostali Grzegorz Słoka, Kamil Stasiak, Artur Pajkert, Marcin Cichocki i Marcin Kamiński.
7. Partnerami natomiast Cyber_Folks, Kuźnia Treści, Sky Shop, WebNinjas, Concordia Design, Marketer+ oraz Ekomercyjnie.
8. Przygotowanie nie były łatwe, ale w dniu konferencji wszystko było dopięte na ostatni guzik.
9. W imieniu całego Top Online mogę powiedzieć, że konfę oceniamy na piątkę z plusem.
10. A zachęceni entuzjazmem uczestników obiecujemy, że zobaczymy się za rok, na drugiej edycji naszej konfy!