Video prospecting – jak generujemy 4000 spersonalizowanych nagrań jednym kliknięciem

Powód: brak kontroli nad płynnością leadów

Parę lat temu przez prospecting (tradycyjny, tekstowy) pozyskiwaliśmy około 90% leadów sprzedażowych. To my trafialiśmy do tych, którzy decydowali się na nasze pozycjonowanie stron.

Teraz jest odwrotnie, czyli ~90% leadów trafia do nas „samo”, dzięki marketingowi. Sytuacja idealna? No właśnie nie do końca. Jeśli to klient znajduje nas (a nie my klienta), to nie jesteśmy w stanie bezpośrednio wpłynąć na to ile leadów będziemy mieć w danym miesiącu.

Gdy tylko czynniki zewnętrzne będą niekorzystne, np. pojawi się spowolnienie gospodarcze, to liczba leadów spadnie, a my nie będziemy w stanie nic z tym zrobić. Sprzedaż będzie mieć gorsze wyniki, a to zacznie ściągać całą firmę w dół.

Gdy tylko sobie to uświadomiłem, stwierdziłem, że musimy znowu uruchomić cold mailing. Po to, żeby dostarczał nam płynność leadów wtedy, gdy z marketingu będzie ich chwilowo mniej. I to tutaj zaczęła się cała „przygoda”.

Przyczyna: klasyczny cold mailing (u nas) nie działa

Znowu uruchomić cold mailing – wszystko fajnie, ale problem był taki, że odeszliśmy od niego nie bez przyczyny. Skuteczność maili spadała wprost proporcjonalnie do tego, jak rosły ceny naszych usług. Na końcu była wręcz śmiesznie niska.

Od razu wiedziałem więc, że jeśli mamy wrócić do mailingu, to nie może to być tradycyjny mailing tekstowy. Musi to być coś lepszego, jakaś ulepszona wersja.

Na pomysł, żeby spróbować użyć wideo wpadłem dość szybko. Logika była prosta: skoro zadziałało nam w ofertach, to może zadziała i na leady. Trzeba spróbować.

Proof of concept i ślepa uliczka

Na początek chciałem przetestować takie wideo-maile na sklepach internetowych. Zrobiliśmy więc jedno ogólne nagranie z przedstawieniem się, krótką prezentacją usługi i prośbą o zgodę na przesłanie oferty.

Maile poszły do listy adresów, która miała w sobie tylko sklepy działające na jednym, tym samym oprogramowaniu z kategorii SaaS.

Efekt? Wpadło trochę leadów, a ostatecznie nawet kilka umów, ale to jeszcze „nie było to”.

Wiedziałem, że jeśli chcemy:

a) podnieść skuteczność,
b) nie być posądzani o spam,

…to musimy personalizować wideo pod każdego odbiorcę.

No i tu pojawił się problem, bo po poszukiwaniach rozwiązań okazało się, że:

1. Narzędzia oparte o sztuczną inteligencję najczęściej nie zapewniają dostatecznej jakości – jeżeli w filmie ma być dużo zmiennych to AI odpada (a przynajmniej tak było wtedy, teraz może być już lepiej).
2. A nawet jeśli już ją zapewniają, to zbyt szybko się zmieniają – trafiłem na parę obiecujących rozwiązań, ale narzędzia te bardzo szybko się zmieniają, przez co zaplanowanie z wykorzystaniem ich stabilnego, powtarzalnego procesu na razie graniczy z cudem.
3. Usługi generowania takiego wideo są za to zbyt drogie – przy skorzystaniu z pomocy firm generujących takie wideo w formie usługi jakość jest już w 99% świetna, ale koszt jest zbyt duży, żeby mogło spiąć się to biznesowo przy cold mailingu.

Zaparkowałem więc temat na jakiś czas, bo utknąłem w martwym punkcie. Po prostu nie widziałem innych rozwiązań.

Eureka, czyli nie przez AI droga

Olśnienie przyszło po 2-3 miesiącach, w luźnej rozmowie z klientem. „Klapkę” w głowie otworzyło mi jedno zdanie. Eureka! Wiedziałem już, jak zrobić to video bez użycia AI, bazując tylko na automatyzacji.

Wziąłem się więc do pracy.

Najpierw rozpisałem proces, czyli wszystko to, co miało się dziać krok po kroku.

Potem przetestowałem go „na sucho” (wykonując czynności po kolei ręcznie) i dopracowałem, tak żeby był maksymalnie prosty i skuteczny.

Następnie wypisałem sobie wszystko to, co będzie mi potrzebne (narzędzia/rozwiązania i wymagania, jakie muszą spełniać).

No i w zasadzie na tym etapie można było już ruszać z automatyzowaniem. Wiedziałem jednak, że Marcin, mi tego nie zakodzi, bo ma zbyt długą kolejkę zadań. Odezwałem się więc do Daniela Ptasińskiego – wymiatacza w automatyzacji low/no code.

Zresztą, idealnie się złożyło, bo akurat chcieliśmy dowiedzieć się trochę odnośnie tego, jak się robi low/no code.

Jakie personalizacje miało mieć wideo

Daniel szybko podjął temat, więc zaczęliśmy działać. Na początek szukaliśmy narzędzi, które miały obsługiwać poszczególne czynności w rozpisanym procesie. No bo „coś” musi przecież całą tę personalizację wykonywać.

Zależało nam na tym, żeby:

a) potencjalny klient widział swoją stronę jako „tło” dla kamerki sprzedawcy oraz w miniaturce,
b) no i żeby w pierwszej minucie nagranie zawierało wykres/statystyki strony/sklepu, do którego trafił mail.

Uznaliśmy, że te 2 personalizacje na początek wystarczą.

Wszystko miało się oczywiście generować automatycznie. Jednym kliknięciem po podaniu adresu strony i maila. Potrzebowaliśmy więc narzędzi, które są już zintegrowane z Make, bo to w nim później zautomatyzowany miał być cały proces.

Od początku poszukiwań, do gotowego zestawu narzędzi (po wielu ręcznych testach, weryfikacjach i porównaniach) poszło całkiem sprawnie.

Trudniejsze okazało się poskładanie tego wszystkiego w Make. Głównym problemem okazała się skalowalność i „spięcie” ze sobą dużej ilości narzędzi w jedną całość tak, aby te narzędzia „dogadywały się” i komunikowały ze sobą.

O ile przy generowaniu kilku filmików całość działała praktycznie już po miesiącu od znalezienia narzędzi, o tyle przy większych ilościach gdzieś zawsze pojawiały się problemy. No, a gdy tylko wysypywało się jedno narzędzie, wysypywała się i cała automatyzacja.

Zresztą, o przykładowych błędach wspominam akapit niżej.

Testy i problemy po drodze

Pierwsza funkcjonalna wersja automatyzacji to zwykle dopiero pierwszy krok do jej faktycznego działania „na co dzień”. Zaczęliśmy więc testować nasz proces. Zbierać błędy, szukać przyczyn, poprawiać… i tak minęły kolejne prawie trzy miesiące.

Nie będę już może tego wszystkiego opisywał, ale, żeby dać Ci jakiś ogląd, poniżej wymienię parę problemów, na które trafiliśmy po drodze:

• niewyświetlające się miniatury wideo w mailach – czasem się po prostu nie pojawiały, a czasem pojawiały się inne niż byśmy chcieli,
• błędy w wyświetlaniu strony klienta w wideo – czasem filmik generował się dobrze, a czasem zamiast strony w tle był biały ekran,
• generowanie wykresów ze statystykami – często generowały się dobrze, ale czasem się rozjeżdżały i wyglądało to słabo, albo i w ogóle się nie generowały,
• nieskończone błędy w komunikacji pomiędzy narzędziami – zwykle wymagające wczytania się głęboko w dokumentację albo kontaktu z supportem,
• kulejąca wydajność narzędzi – w niektórych przypadkach musieliśmy szukać innych rozwiązań, bo np. API nie wyrabiało, albo narzędzie odmawiało współpracy przy większym obciążeniu, co rozwalało całą automatyzację.

Testowanie tej automatyzacji to była niekończąca się opowieść. Ciągłe szukanie dziury w całym, rosnąca w zastraszającym tempie lista korekt, trwające tygodniami przerzucanie się mailami z działami supportu narzędzi…

Nie powiem, byliśmy blisko poddania się, ale w końcu udało się rozwiązać większość problemów i… proces działa!

Ile to kosztuje i jakie są efekty

Reasumując, mamy proces generowania spersonalizowanych nagrań gotowych do prospectingu, bez wykorzystania AI, tylko i wyłącznie na bazie automatyzacji. Całość bazuje na 10 narzędziach spiętych w 1 duży proces w Make.

Przy obecnej tytułowej skalowalności (czyli jakichś 4 tysiącach filmików miesięcznie) koszt utrzymania takiej automatyzacji to około 1000 zł na miesiąc.

Może on oczywiście wzrosnąć, szczególnie jeśli dodamy do procesu kolejne automatyzacje (więc i kolejne narzędzia), albo gdy zwiększymy moce przerobowe całości. Obecnie jednak nie wykorzystujemy nawet 20% z tych 4 tys., więc pewnie nie będzie to potrzebne.

Na ten moment duży „koszt” to też systematyczne doglądanie automatyzacji, bo wystarczy 1 mała zmiana/aktualizacja w którymkolwiek z narzędzi i całość przestaje działać. To zresztą jedna z głównych wad automatyzacji no-code/low code – której wcześniej, nie mając doświadczenia w tym zakresie, po prostu nie byliśmy świadomi.

A skuteczność?

Jest obiecująco, ale całość działa jeszcze zbyt krótko, żeby wyciągnąć jakiekolwiek rzetelne wnioski czy pokazać liczby. Czy automatyzacja okaże się skuteczna na dłuższą metę, przekonamy się tak naprawdę dopiero w 2024 roku.

Ale spokojnie – jeśli śledzisz mnie na LinkedIn, to na pewno się o tym dowiesz :-).

A, muszę jeszcze sprostować – cały zautomatyzowany proces nie jest „jednym kliknięciem”. Myślę, że obecnie da się ich naliczyć co najmniej kilkanaście. Tytuł na górze jest więc trochę clickbaitowy (wybacz!).

Mam jednak coś na swoje usprawiedliwienie: jeśli metoda okaże się skuteczna, to wiem już, co zrobić, żeby był to już dosłownie tylko 1 klik.

Na ten moment jest to wersja MVP (Minimum Viable Product). Za cel bierzemy jak najszybsze wystartowanie z nią na większą skalę i zebranie feedbacku od potencjalnych klientów.

Całą automatyzację zamierzam ulepszać dalej w 2024. Również właśnie na podstawie informacji zwrotnych od odbiorców mailingu, bo to one pokażą najlepiej, co można poprawić.

Jak to działa na przykładzie

Całość wideo nie jest „sprzedażowa”. Nie przedstawiamy żadnej oferty – celem jest tylko zaciekawienie potencjalnego klienta. Pokazanie ogólnych statystyk serwisu w Google i zachęcenie do kontaktu.

Jedyne, czego automatyzacja potrzebuje jako „wejścia” to linku do strony i adresu mailowego potencjalnego klienta. Te pozyskujemy budując własną bazę mailingową przy pomocy różnych źródeł/narzędzi i weryfikując adresy ręcznie, pod określone wytyczne.

Przykład i więcej o samej automatyzacji zobaczysz, a jakżeby inaczej, w nagraniu, które przygotowałem specjalnie do tego artykułu :)

Podsumowując to w punktach

1. Mamy proces automatycznego generowania spersonalizowanych prezentacji wideo, gotowych do prospectingu.
2. Powstał on po to, żeby „uruchomić” znowu cold mailing, ale w inny, skuteczniejszy sposób (bo chcemy mieć dodatkowe źródło do podtrzymania płynności leadów).
3. Nie używamy w nim w ogóle AI, wszystko bazuje na automatyzacji low code/no-code.
4. Proces ten realizuje 10 różnych zewnętrznych narzędzi komunikujących się ze sobą wzajemnie, spiętych w jeden proces w Make.
5. Całość kosztuje jakieś 1000 zł miesięcznie przy możliwości wygenerowania do 4000 filmików.
6. Niestety, przez dużo różnych narzędzi w procesie automatyzacja wymaga ciągłej uwagi (nawet 1 drobna zmiana w 1 narzędziu potrafi rozwalić cały mechanizm).
7. Co do skuteczności: jest obiecująco, ale z liczby będę mógł pokazać dopiero za parę miesięcy.
8. Jak to działa widziałaś/widziałeś już na nagraniu (a, jeśli nie, to znajdziesz je wyżej).
9. Dodam tylko na koniec, że zrobienie tego, od pomysłu do działającej automatyzacji, zajęło nam prawie rok (ponad 10 miesięcy).